1. İdari İnsan Kaynağı İstihdam Süreci

Her yıl rutin olarak yürütülen idari personel (memur, sözleşmeli personel ve işçi) istihdamı için yürütülen çalışmaların 2023 yılında planlı bir şekilde yürütülmesi için 31.01.2023 tarihli Kalite Komisyonu kararıyla Genel Sekreterliğimiz iş birliğinde karar verilmiştir. Bu karar doğrultusunda tüm birimlerimizle özel olarak çalışılmış ve ilk kez 2023 Yılı KTÜ İnsan Kaynağı İhtiyaç Analizi yapılmıştır. Bu analiz neticesinde hangi birimde, hangi ünvanda, hangi yeterliliklere sahip personele ihtiyaç duyulduğunun tespiti yapılmıştır. Bu tespit sayesinde iş başvuru yapan personel tarafından yüksek belirsizlik (nerede, nasıl, ne olarak vb.) ortadan kaldırılması, Üniversitemiz açısından ise atama ve görevlendirme süreçlerindeki belirsizliğin (nerede, nasıl, ne olarak vb.) ortadan kaldırılması kolaylıkla sağlanabileceği planlanmıştır. Rektörlüğümüzün de görüşü alınarak ek rapor sunumu ile Cumhurbaşkanlığına kadro talebinde bulunulmuştur.

Atama izni alınan 112 ayrı kategoride 492 personelin istihdam süreci 11.05.2023 tarihinde başlatılmıştır: iş ilanı duyurusu, başvuru süreci, değerlendirme süreci, sonuç duyurusu, itiraz süreci (bize yazın, dilekçe, e-mail, telefon vb.) ve atama işlemlerinin yapılması planlanmış ve yürütülmüştür. 112 ayrı kategoride 492 kişilik ilana 6000'e yakın kişi başvuru gerçekleştirmiştir. Sonuçların ilanı ile birlikte geri bildirim mekanizmaları devreye alınmış olup; bize yazın aracılığı ile 250, CİMER aracılığıyla 182 ve dahili telefon hattı aracılığıyla 3100 aday personele hizmet sunulmuş ve geri bildirimler alınmıştır.  Alınan geri bildirimlerle birlikte istihdam sürecinde aşağıdaki iyileştirmeler yapılmıştır:

a) Asil ve Yedek olarak kazanan personele SMS ve e-mail iletilmesi,

b) Kazanamayan adayların nedenlerinin belirtilmesi,

c) İlgili kadroya başvuran personel sayısı, kazanan ve kazanamayan sayısı,

d) Erişilebilir sonuç sayfaları,

e) İş akışlarının güncellenmesi,

Bu iyileştirme kararları için hemen alt yapı hazırlıkları tamamlanmış ve yıl içerisindeki diğer idari insan kaynağı istihdam süreçlerinde (17.05.2023 ve 14.08.2023) işletilmiştir. Bu süreçlerde hem iç hem de dış paydaş görüşleri alınarak aşağıdaki iyileştirmeler sağlanmıştır:

a) Slayder ve duyuruda ilan, sonuç ve itiraz süreci gibi kritik öneme sahip duyuruların dikkat çeken afişlerce kamuoyu ile paylaşılması,

b) Sonuçların tematik olarak bölümleştirilmesi

Yukarıda belirtildiği üzere 2023 Yılında idari insan kaynağı istihdamını üç ayrı dönemde gerçekleştirilmiştir. Her dönemde PUKÖ döngüleri işletilmiş olup alınan geri bildirimlerle süreç sürekli iyileştirilmiştir. Bu kapsamda Hizmet Kalitesi İzleme Raporu hazırlanmıştır. Rapora göre, PUKÖ Döngüleri sayesinde hizmet kalitemizin memnuniyet oranı geçen yılda göre yaklaşık olarak %28 oranında artarak %83 seviyesine yükselmiştir.

Bu işe alım sürecinden sonra üç ayrı işe alım süreci de daha önceki dönemde elde ettiğimiz iyileştirme gerekliliklerimizi dikkate aşağıdaki tanımlamalar gerçekleştirilmekle birlikte iş akışlarımızda da (4/B Sözleşmeli Personel İşe Alım Süreci) güncellemeler yapılmıştır. 

İdari Personel İlan Planlama Sorumluları:

İdari Personel İlan Uygulama Sorumluları:

İdari Personel Önlem Alma Sorumluları:

Akademik İnsan Kaynağı İstihdam Süreci

2023 yılı içerisinde ihtiyaç duyulabilecek kadro planlaması ve norm kadro planlaması yapılmıştır. Elde edilen durum tespiti Rektörlüğümüzün görüşüne sunulmuştur. İşe alım süreci (kadro talebi, iş ilanı duyurusu, değerlendirme süreci, sonuç duyurusu, itiraz süreci, atama işlemlerinin yapılması, sürecin değerlendirilmesi, verilerin analiz edilerek durum tespitinin sağlanması, iyileştirme gerekliliklerinin not edilmesi) planlanmıştır.

30.05.2023 tarihli Öğretim Elemanı, 30.05.2023 tarihli Öğretim Üyesi, 31.08.2023 tarihli Öğretim Üyesi ve 31.08.2023 tarihli Araştırma Görevlisi ilanları sonuçlandırılmıştır. İlk sekiz ay içerisinde yürütülen istihdam süreçleri 2 ayrı tarihte yürütülmüş ve kontrol edilmiş olup aşağıdaki iyileştirme kararları alınmıştır:

a) Duyuruların daha yalın, tematik ve odak grup olarak ilan edilmesi,

b) İlanların duyuru, sonuç, yedek aday süreci, itiraz süreci gibi kritik öneme sahip duyruların slayder ile kamuoyuna sunulması,

c) Sonuçların odağa doğrudan hizmet edecek şekilde detaylandırılması,

d) İlgisiz bilgilere yer verilmemesi ve gerekli evraklara aynı sayfa içerisinde erişebilmesi.

e) Online başvuru sürecini tanıtan videoların oluşturulması,

f) Başvuru destek e-mailinin oluşturulması.

Yukarıdaki iyileştirme kararları 15.11.2023 tarihli Öğretim Üyesi, Öğretim Görevlisi ve Araştırma Görevlisi, 29.12.2023 tarihli Araştırma Görevlisi ve Öğretim Görevlisi, 29.12.2023 tarihli Öncelikli Alan Araştırma Görevlisi, 29.12.2023 tarihli Öğretim Üyesi, 31.12.2023 tarihli Öncelikli alan Araştırma Görevlisi,  31.12.2023 tarihli Öğretim Görevlisi, 31.12.2023 tarihli Öğretim Üyesi, 31.12.2023 tarihli Araştırma Görevlisi istihdam süreçlerinde uygulanmıştır. Bu süreçlerde yapılan kontrol faaliyetlerinde bize yazın modülünden 11 adayımız, başvurudestek@ktu.edu.tr adresiyle 11 adayımız bizlere ulaşarak geri bildirim sunmuştur. Ayrıca, süreç birim personel ile değerlendirilerek iş akışları güncellenmesi gibi aşağıdaki iyileştirme kararları alınmıştır:

a) Asil ve yedek adaylara SMS iletilmesi,

b) Birim amirinin birim personeli ile toplantılar yaparak süreç hakkında formal ve informal bilgi transferinin dinamik olarak sağlanması,

c) İş akışlarının güncellenmesi.

Yukarıda belirtildiği üzere 2023 Yılında akademik insan kaynağı istihdamını beş ayrı dönemde gerçekleştirilmiştir. Her dönemde PUKÖ döngüleri işletilmiş olup alınan geri bildirimlerle süreç sürekli iyileştirilmiştir. Bu kapsamda Hizmet Kalitesi İzleme Raporu hazırlanmıştır. Rapora göre, PUKÖ Döngüleri sayesinde hizmet kalitemizin memnuniyet oranı geçen yılda göre yaklaşık olarak %28 oranında artarak %83 seviyesine yükselmiştir.

Bu işe alım sürecinden sonra beş ayrı işe alım süreci de daha önceki dönemde elde ettiğimiz iyileştirme gerekliliklerimizi dikkate aşağıdaki tanımlamalar gerçekelştirilmekle birlikte iş akışlarımızda da (Öğretim Üyesi Atama, Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanları Atama, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı Doçentlik Süreçleri, Sözleşmeli Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Ataması, Sözleşmeli Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Süre Uzatımı) güncellemeler yapılmıştır. 

Yukarıdaki iyileştirme kararlarına bazı örnekler yerleştirilmiş olup diğer detaylı bilgiler duyurular sekmesinden erişilebilmektedir.

Profesör Eser İnceleme Jürisi Belirleme Sorumlusu: Üniversite Yönetim Kurulu

Doçent Eser İnceleme Jürisi Belirleme Sorumlusu: Prof. Dr. Hamdullah ÇUVALCI, Rektör

Eser İnceleme Jürisi Bilgilendirme Süreç Sorumluları:

Üniversitemiz senatosu tarafından 02.08.2022 tarihli ve 331-5 sayılı oturumunda görüşülerek kabul edilen Memur Akademisi Yönergesi ile birlikte idari personelin uyum eğitimleri profesyonel olarak mesleki ve temel oryantasyon eğitimi olarak tanımlanmıştır.

Mesleki Oryantasyon Eğitimi, Üniversitede işe yeni başlayan idari personellerin işin gerektirdiği tutum ve bilgileri edinmeleri, düşünsel ve/veya bedensel becerileri kazanmaları, bu şekilde en kısa zamanda kendilerini önemli hissederek kuruma aidiyet hissinin oluşması ile işe ve kuruma uyumlarının sağlanması, görev yapacağı unvan ile ilgili görev tanım ve sorumlulukları ile yasal ve özlük hakları hakkında bilgilendirmek üzere birim düzeyinde oryantasyon eğitimleri düzenlenir. İdari personel mesleki oryantasyon eğitimleri Birim İdari Personel Mesleki Oryantasyon Sorumlusu tarafından verilir. Bu kapsamda resmi yazışma süreci, web sayfası duyurusu ve e-posta gibi süreçler işletilmiş ve ayrıca web sayfası hazırlanmıştır. Diğer taraftan İdari personel oryantasyon el kitabı hazırlanmıştır.

02.08.2022 tarihinden itibaren tüm istihdam edilen idari pesonelimiz mesleki oryantasyon sorumlusu tarafından eğitime tabi tutulmaktadır. Üç aylık bir pilot uygulamanın ardından aşağıdaki iyileştirmeler yapılmak üzere 15.11.2022 tarih ve 334 sayılı Senato Kararı ile yönergede değişiklikler yapılmıştır.

• Eğitim süresinin uzatılması
• Eğitim formunun sürekli iyileştirilecek olmasından dolayı web sayfasından yayınlanması,
• Eğitim süreç takibinin iyileştirilmesi

Diğer taraftan bu pilot çalışma sürecinde eğitime katılan personelden geri bildirim mekanizmaları ve anketler aracılığıyla görüşler alınarak bazı birimlerde mesleki oryantasyon sorumluları değiştirilmiştir. 

15.11.2022 tarihinden itibaren 500'ü aşkın personelin mesleki oryantasyon eğitimi başarıyla tamamlanırken aşağıdaki iyileştirmeler sürekli olarak geliştirilerek sağlanmıştır:

• Mesleki Oryantasyon Eğitim Süreci Uygulama Esasları oluşturulması,
• Eğitim formu,
• Mesleki oryantasyon sorumlusu takip süreci (ebys, e-mail, telefon vb.)
• Eğitime tabii tutulacak personelin ilan edilme süreci
• İdari personel oryantasyon el kitabı

PUKÖ döngüleriyle ilmek ilmek işlenen mesleki oryantasyon eğitim sürecinde tüm birimlerin katkılarıyla 3 ve 6 aylık periyotlarla  üç kez ölçülen memnuniyet oranı sırasıyla %72, %83 ve %89 memnuniyet elde edilmiştir.

Yakın dönemde birimlerde yürütülmüş olan meslkei oryantasyon eğitim örnekleri: (1), (2), (3), (4)

*Sağlık UYGAR (farabi Hastanesi Başkhekimliğinde yürütülen uyum eğitimleride yine bu kapsamda yürütülmekte olup, kontrol mekanizmaları işletilmektedir.

Üniversitemizde işe yeni başlayan idari personelimizin uyum eğitimleri ilk kez 25.08.2022 tarihinde Genel Sekreterliğimiz ve Planlama, Eğitim ve Performans Şube Müdürlüğümüz iş birliğinde gerçekleştirilmiştir. Eğitim öncesinde planlanan takvim personele duyurulmuş, genel tanıtım, kalite süreçleri, iş sağlığı ve güvenli ve bilgi yönetim sistemlerini önleyen bir eğitim programı yeni personele sunulmuştur. Eğitimin ardından şehir gezisi düzenlenerek oryantasyon eğitimi tamamlanmıştır.

02.08.2022 tarihli ve 331-5 sayılı Senato kararıyla yürürülüğe giren KTÜ Memur Akademisi Yönergesi kapsamında oryantasyon eğitimleri mesleki ve temel eğitim olmak üzere iki ayrı düzeyde gerçekleştirilmektedir.

Temel oryantasyon eğitimleri ile personellerin kuruma olan aidiyatını arttıran, kurum kültürüne uyumunu hızlandıran sosyal uyum eğitimi, kurumsal düzeyde sorumluluk bilincini arttıran görev ve sorumluluklar eğitimi, temel iş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bilgi yönetim sistemi eğitimi verilmektedir. Temel oryantasyon eğitimlerine birimlerde yürütülen mesleki oryantasyon eğitimini tamamalayan personeller katılabilmektedir. Temel oryantasyon eğitimleri Ocak ve Temmuz ayında olmak üzere yılda iki kez düzenlenmektedir. 

09.01.2023 tarihinde Eğitimin duyurusu yapılan eğitime katılması gereken personel listesi ve eğitim planı yer verilmiş olup 17.01.2023 tarihinde ilk kez Temel Oryantasyon Eğitimi düzenlenmiştir. Bu eğitime katılan personelin memnuniyet oranı %78 olarak tespit edilmiştir. Eğitim süreci sonunda personel ve birim yöneticilerinin geri bildirimleride dikkate alınarak aşağıdaki iyileştirme kararları alınmıştır:

• Eğitim duyurularının en az 15 gün önceden ilan edilmesi,
• Eğitim duyurusunun SMS olarak personele iletilmesi,
• Eğitim programında Afet Yönetimi konusuna yer verilmesi,
• Eğitim içeriklerinin alanında uzman personel tarafından verilmesi,
• Eğitim sürecinin profesyonelce yönetilebilmesi amacıyla QR kayıt işleminin sağlanabilmesi,
• Eğitim sonunda düzenlenen şehir gezisine ön kayıt alınarak otobüs ve gezi rotasının planlanması,
• Araç içi ikramların ön kayıta göre planlanabilmesi,
• Açılış konuşmasının Rektörümüz Prof. Dr. Hamdullah ÇUVALCI tarafından yapılarak aidiyet hissinin yükseltilmesi,
• Eğitim planlamasında dikkatin dağılmaması ve üst düzey yönetilerle işe yeni başlayan personelin tanışmasının sağlanması,
• Aile hissinin oluşturulması,
• Haberin Manşetlere taşınması

21.09.2023 tarihinde ikinci Temel Oryantasyon Eğitim duyurusu yapılmış olup yukarıdaki tüm iyileştirme kararları 03.10.2023 tarihindeki eğitimde uygulanmıştır. Bu eğitime 450'yi aşkın işe yeni başlayan personel katılmıştır. Bir önceki eğitimde uyguladığımız PUKÖ döngüsü ve pro-aktif yönetim kabilyetimiz sayesinde eğitim duyurusu tarihi, ön kayıt işlemi, kayıt işlemi, ikram arası, kurum aidiyeti, şehir gezisi, araç içi ikram, geri bildirim süreci gibi tüm detaylar profesyonelce yönetilmiştir. (Linkler verildiği için tekrar açıklanmamaktadır.) Bu eğitim sonucunda eğitime katılan personelin memnuniyet oranı %92 olarak ölçülmüştür. Bu eğitimin sonucunda aşağıdaki iyileştirme kararları alınmıştır:

• Eğitim süresinin kısaltılması,
• Eğitime katılan vardiya usulü çalışanların iş süreçlerinin planlanması
• Eğitim süreci uygulama esaslarının oluşturulması

Sonuç olarak 2023 yılında oryantasyon eğitim sürecinde devrim niteliğinde yenilikçi ve profesyonel bir bakış açısıyla eğitim süreci planlanmış, uygulanmış, kontrol eidlmiş ve önlemler alınarak yeni dönemin PUKÖ döngüsü işletilmiş olup %78 olan memnuniyet oranı %92 seviyesine çıkartılmıştır.

Üniversitemizde 2021-2022 Eğitim ve Öğretim dönemiyle birlikte hizmetiçi eğitimler Memur Akademisi Yönergesi kapsamında Genel Sekreterlik uhdesinde yürütülmekteydi. 2022 yılında Personel Daire Başkanlığı bünyesinde Planlama, Eğitim ve Performans Şube Müdürlüğü kurulmuş ve Memur Akademisi Birimi olarak tanımlanan bir komisyon aracılığıyla tüm eğitim işlemleri profesyonelce yönetilmek üzere alt yapı hazırlanmıştır. Üniversitemiz senatosu tarafından 02.08.2022 tarihli ve 331-5 sayılı oturumunda görüşülerek kabul edilen yeni Memur Akademisi Yönergesi ile birlikte hizmetiçi eğitim süreçlerinin tamamı tanımlanmış ve ilgili birim görevlendirilmiştir.

Planlama, Eğitim ve Performans Şube Müdürlüğü tarafından 2021-2022 dönemi eğitim ve katılımcı bilançoları ile süreçler hakkında veriler analiz edilmiş ve aşağıdaki iyileştirmelere karar verilmiştir:

• Eğitimler modüler olarak yürütlecektir,
• Eğitim ihtiyaç analizleri, eğitim talebleri, eğitimci talepleri, üst yönetimin ihtiyaçları, stratejik hedeflerimiz gereği doğan eğitimler havuzda toplanacak ve önceliklendirelerek planlanacaktır,
• Modül 1 - Zorunlu Eğitimler kapsamında;
  • İşe yeni başlayan personele mesleki ve temel oryantasyon eğitimleri verilecektir,
  • İşe yeni başlayan aday memurların temel, hazırlayıcı ve staj eğitimleri verilecek ve sınavlarda başarılı olursa asaleten atanacak,
  • İs Sağlığı ve Güvenliği eğitimleri düzenlencek.
• Modül 2 - Genel Eğitimler
  • Kişisel, Mesleki, Bilgi ve bilişim teknolojileri gibi temel eğitimlerle personelin yeterliliği arttırılacak,
  • Katılım Belgesi bir sürece tabi tutulacak,
  • Başarı Belgesi bir sürece tabii tutulacak,
  • Belgelerin değeri olarak performans notuna dönüştürülecek,
• Modül 3 - Yetenek Havuzu Eğitimleri
  • Yetenek Havuzu Yolculuğunu başarıyla tamamlayan personel yetenek havuzuna alınacak,
  • Yetenek havuzunda uygulamalı ve kısmi simülasyon eğitimleri düzenlenecek,
  • İdari pozisyonlara atamalarda öncelik verilerek kariyter gelişim fırsatı sunulacak.

2022-2023 Eğitim ve Öğretim Yılı Memur Akademisi Genel Eğitim Süreci ebys, SMS, web duyurusu, afiş gibi tekniklerle personele 15 gün önceden duyurulmuştur.  Eğitimler yürütülmüş ve tamamlanmıştır. İlk 6 eğitim sürecinde her eğitimden sonra anket ile geri bildirimler toplanmış ve süreçte iyileştirmeler sağlanmıştır. Eğitim takvimine uygun olarak sınav programları ve içerikleri ilan edilmiştir. Eğitim takvimine uygun olarak sınavlara katılabilecek personelin duyurusu yapılmıştır. 

Bu dönemde tüm sürecin şeffaf yönetilmesi ve kamuoyunu doğru bir şekilde bilgilendirebilmek amacıyla aşağıdaki sekmeler düzenlenmiştir:

2022 - 2023 Eğitim ve Öğretim Yılı Ön Değerlendirmesi, Katılım Belgesi Süreci ve Kazanan Personelimiz, Yetenek Havuzuna Giriş Sınavına Katılabilecek Personelimiz, Sınavlara Katılım Formu ve İtiraz, İstek ve Öneriler

19.06.2023 tarihinde sınav duyurusu yapılmıştır ve 22.06.2023 tarihinde sınav sonuçları ilan edilmiştir. Sürecin şeffaflığı açısından aşağıdaki sekmelerle tek tek süreç izah edilmiştir:

Sınav Ön Değerlendirmeleri, Genel Eğitimler (Modül 2) Sınav Sonuçları, Yetenek Havuzuna Giriş Sınav (Modül 3) Sonuçları, Yetenek Havuzu Mülakatına Girebilecek Personelimiz ve İtiraz Süreci

İtiraz sürecinin tamamlanması ile itiraz sonuçlarının ilan edildiği duyurulmuştur.

Modül 2 eğitim ve sınav sürecinin tamamlanması ile birlikte Modül 3 - Yetenek Havuzu Mülakatı Sınavı için duyurular yapılmıştır. Sonuçların güvenirliliği için virgülden sonra üç rakam alınmıştır. Yetenek Havuzuna 3 personelimiz katılabilmiştir.

Memur Akademisi "Genel Eğitim Modülü" Değerlendirme Dönemi isimli duyuru ile memnuniyet düzeyleri ölçülmek üzere katılımcı personele anket iletilmiştir. Eğitim süreci memnuniyeti ortalama olarak %88 ve sınav süreci memnuniyeti ortalama olarak %92 olarak ölçülmüştür.

Lütfen detaylı bilgi için Memur Akademisi web sayfasını inceleyiniz.

Süreçle birlikte kendi içerisinde bir çok PUKÖ döngüsü dönmesine rağmen süreç tamamlandığında sistemin PUKÖ çıktılarına göre aşağıdaki iyileştirme kararları alınmıştır:

• Genel Eğitim Uygulama Esaslarının oluşturulması,
• Ünvan düzeyinde eğitim içeriklerinin arttırılması,
• Eğitim hatırlatmalarının daha sık olarak yapılması,
• Katılım Belgesine sahip olabilme sürecinin daha erkenden ilan edilmesi

2023-2024 Eğitim ve Öğretim Yılı Memur Akademisi Genel Eğitimler modülünü planlarken aldığımız geri bildirimlerin yanı sıra sadece birim yöneticilerinden değil personelin doğrudan kendisine sorabileceğimiz bir platform oluşturarak kendi talpelerinin iletilebilmesi sağlanmıştır.

2023-2024 Eğitim ve Öğretim döneminde aşağıdaki eğitim paketleri planlanmıştır.

Genel Eğitimler Modülü

Paket 1: İşe Yeni Başlayan Büro Personeli Eğtiim ve Gelişim Programı

Paket 2: İşe Yeni Başlayan Destek Personeli Eğtiim ve Gelişim Programı

Paket 3: Ölçek Geliştirme, Analiz Etme ve Yorumlama

Paket 4: Kurumsal Kimlik ve Web Sayfası Kullanımı

Paket 5: Büyük Harflerle Yönetim ve Liderlik

Paket 1 tamamlanmış olup %89,6 oranında ve Paket 2 tamamlanmış olup %83,5 oranında memnuniyet tespit edilmiştir.

KTÜ Yetenek Havuzu Yolculuğunu tamamlayan üç personelimize Yetenek Havuzu (Modül 3) eğitimleri verilmiştir. Eğitim sürecinin tamamlanmasıyla birlikte memnuniyet düzeyi ölçülmüş ve %93 düzeyinde durum tespiti sağlanmıştır. Aşağıda yapılacak bazı iyileştirmelere yer verilmiştir:

• Yetenek Havuzu Süreci Uygulama Esasları Oluşturulması,
• Eğitimlerin eğitimcilere 7 gün önce yeniden duyurulması,
• Eğitim takviminin biraz daha uzatılması.

Yetenek Havuzu yolculuğunun tamamlanmasıyla birlikte Esin Bulut Sosyal Bilimler Enstitü Sekreteri, Sevgi Kurt Fen Fakültesi Sekreteri ve Tuğrul BİLGE Adli Bilimler Enstitü Sekreterliğine Rektörümüz Prof. Dr. Hamdullah ÇUVALCI'NIN tensipleriyle atanmıştır. Sürecin Yükseköğretim Kurumlarına örnek olacağı ön görülmektedir.

2021 yılında Üniversitemizde Profesörlük Belge Takdim Törenleri düzenlemesi başlatılmış olup 03.11.2021 tarihinde düzenlenmiştir. 2022 yılı itibariyle Başkanlığımızda teşkil edilen Planlama, Eğitim ve Performans Şube Müdürlüğü ile profesyonel yönetim süreci başlatılmıştır. Önceki dönem törenler kontrol edilmiş ve aşağıdaki önlemler listelenmiştir:

• Tören duyurularının telefon, SMS ve e-mail ile iletilerek bilgilendirilmesi,
• Belgenin ölçüleri ve tasarımı
• Törenin akışı,
• Aidiyet hissinin kazandırılması

25.01.2023 tarihinde Profesörlük Belgesi Takdim Töreni yukarıdaki önlemler alınarak yeniden düzenlenmiştir. Bu süreçte personel 1 hafta önce aranmakta ve 2 gün kala SMS iletilmektedir. Bu törenden de kontrol mekanizmaları işletilmiş ve aşağıdaki iyileştirme kararları alınmıştır:

• Belgenin Sertifika Yönetim Sistemi aracılığıyla hazırlanması,
• Fotoğraf alanının detaylı olarak planlanması,
• Arka planda görselin hazırlanması,
• İkramların hazırlık süreci,
• Tören programının hazırlık aşamaları,
• Törenin akışı,
• Haber sürecinin yönetilmesi,
• Profesörlük Belgesi Takdim Töreni Uygulama Esaslarının hazırlanması.

15.11.2023 tarihinde yukarıdaki önlemler işletilerek Profesörlük Belgesi Takdim Töreni düzenlenmiştir. Bu törenden de kontrol mekanizmaları işletilmiş ve Uygulama Esaslarının geliştirilmiş olması sürecin aynı şekilde yürütülmesine katkı sağladığı tespit edilmiştir.

2021 yılında Üniversitemizde Emekli Personel Veda Törenleri düzenlemeleri başlatılmış olup 12.03.2021 tarihinde düzenlenmiştir. 2022 yılı itibariyle Başkanlığımızda teşkil edilen Planlama, Eğitim ve Performans Şube Müdürlüğü ile profesyonel yönetim süreci başlatılmıştır. Önceki dönem törenler kontrol edilmiş ve aşağıdaki önlemler listelenmiştir:

• Tören duyurusunun telefon ve SMS ile duyurulması,
• Belge ve kimlik kartlarının hazırlık süreçleri

16.01.2023 tarihinde Emekli Personel Veda Töreni yukarıdaki önlemler alınarak yeniden düzenlenmiştir. Bu süreçte personel 1 hafta önce aranmakta ve 2 gün kala SMS iletilmektedir. Bu törenden de kontrol mekanizmaları işletilmiş ve aşağıdaki iyileştirme kararları alınmıştır:

• Emekli Personel Veda Töreni Uygulama Esaslarının oluşturulması,
• Telefon ile katılım durumunun tespiti ve ikramların hazırlanması.

29.05.2023 tarihinde Emekli Personel Veda Töreni düzenlenmiştir. Bu süreçte personel 10 gün önce aranmakta ve 2 gün kala SMS iletilmektedir. Bu törenden de kontrol mekanizmaları işletilmiş ve Emekli Personel Veda Töreni Uygulama Esaslarının geliştirilmiş olması sürecin aynı şekilde yürütülmesine katkı sağlamıştır.

Başkanlığımız, misyonu, vizyonu, amaçları, hedefleri ve kalite politikaları doğrultusunda, kalite kültürünün içselleştirilmesini, eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme ve toplumsal katkı faaliyetlerinin sürekli iyileştirilmesini, gerekli kalite standartlarını güvence altına almayı, tüm paydaşların katılımını, memnuniyetini ve sürdürülebilirliğini ilke edinen bir iç kalite güvencesi sistemini benimsemektedir. Bu kapsamda yapılması gereken değişimlere karşı direncin çözülmesi, direnç gösterenlerin sürece dahil edilmesi ve içselleştirilmiş yeni durumun istikrarını sağlayan Değişim Yönetimi Modeli kullanılmaktadır.

1. Bu model sayesinde KTÜ Memur Akademisi Yönergesi ile yürürlüğe giren Mesleki Oryantasyon Eğitimleri her birimde alanında uzman ve deneyimli personelin işe yeni başlayan personeli oryantasyon sürecine katma başarısı elde edilmiştir. Günümüzde iş yükü ve zaman kaybı gibi görülebilecek bu uyum eğitimlerinin birimlerdeki uzman personel tarafından (Mesleki Oryantasyon Sorumlusu) içselleştirilerek ve özen gösterilerek devam ettirilebilmesi sağlanmıştır. Bu model sayesinde değişim direnci minimize edilmiş ve memnuniyet oranları her dönem artarak %89 seviyelerine yükseltilmiştir. Elbette değişim yönetimi modelimizin uygulanma aşamasında PUKÖ döngülerininde payı azımsanamayacak kadar fazladır. Bu kapsamda hem birim sorumlusu hem de eğitilen personel tarafından geri gelen bildirimler hızla düzeltilmiş ve gerekli iyileştirmeler sağlanmıştır. Detaylı bilgi için buraya tıklayınız ve açılan sayfada İdari Personel Mesleki Oryantasyon Eğitim Sürecini inceleyiniz.

2. Bu model sayesinde KTÜ Memur Akademisi kapsamında yürütülen eğitimlere katılım sayısı hızla artmıştır.

3. Bu model sayesinde Yeni Personel Bilgi Sistemi daire çalışanları ve dış paydaş kullanıcıları tarafından direncin minimize edilerek kullanılmasına olanak sağlanmıştır. Tecrübeli insan kaynağımızın uzun yıllarca kullandığı sisteme olan alışkanlıkları yeni personel bilgi sistemi ile potansiyel çatışma minimize edilmiştir. Esasında yeni durumun hükümlerini emir-komuta ilişkisi ile değil ilgili personelin sisteme dahil edilmesi, sistemin kurulma, iyileştirme ve kontrol edilme aşamalarında bizzat görev verilmesi ile süreç başarıyla yürütülmektedir.

4. Bu model sayesinde kurum aidiyetini destekleyen memnuniyet düzeylerinde de artış gözlemlenmiştir.

5. Bu modelle birlikte birimlerde Değişim Elçisi tanımlamaları yapılarak Performans Değerlendirme Sisteminin işlevselliği noktasında yararlanılması planlanmaktadır.

KTÜ İnsan Kaynakları Yönergesi, KTÜ Ödül Yönergesi, KTÜ Memur Akademisi ve KTÜ Rotasyon Yönergesi ile değişime ayak uyduran değil değişimi yaratan pozisyonumuzun devamlılığı için Yeni Personel Bilgi Sistemine entegre olarak yazılan "Performans Değerlendirme Sistemi" pilot çalışmaları başlatılmıştır. Sistemin geçerlilik ve güvenilirlik aşamaları tamamlandığında Personel Daire Başkanlığı Değişim Yönetimi Modeli ilkelerince her birimde "Değişim Elçisi" seçilecektir. Bu elçi kendi birim personeli için insan kaynakları karnesi, görevlendirme/rotasyon, değerlendirici seçimi, alt birim ataması gibi birçok işlemi yerine getirebilecektir.

Üniversitemiz senatosu tarafından 02.08.2022 tarihli ve 331-5 sayılı oturumunda görüşülerek kabul edilen Memur Akademisi Yönergesi ile birlikte idari personelin uyum eğitimleri profesyonel olarak mesleki ve temel oryantasyon eğitimi olarak tanımlanmıştır.

Mesleki Oryantasyon Eğitimi, Üniversitede işe yeni başlayan idari personellerin işin gerektirdiği tutum ve bilgileri edinmeleri, düşünsel ve/veya bedensel becerileri kazanmaları, bu şekilde en kısa zamanda kendilerini önemli hissederek kuruma aidiyet hissinin oluşması ile işe ve kuruma uyumlarının sağlanması, görev yapacağı unvan ile ilgili görev tanım ve sorumlulukları ile yasal ve özlük hakları hakkında bilgilendirmek üzere birim düzeyinde oryantasyon eğitimleri düzenlenir. İdari personel mesleki oryantasyon eğitimleri Birim İdari Personel Mesleki Oryantasyon Sorumlusu tarafından verilir. Süreç her ne kadar İnsan Kaynakları Yönetimi bakımından %100 bilimsel geçerliliğe sahip olsa da eğitimi verecek personel gözüyle iş yükü olarak algılanabilir ve sessiz istifalara yol açabilir. Dahası işe yeni başlayan personelin de motivasyonunu düşürebilir. Tüm bu risklerin yönetilebilme ve direncin çözülebilmesi için başkanlığımızın Değişim Yönetimi Modeli kullanılmıştır. Bu model sayesinde tüm birimlerde Mesleki Oryantasyon Sorumlusu gönüllü olarak seçilmiştir. Bu kapsamda resmi yazışma süreci, web sayfası duyurusu ve e-posta gibi süreçler işletilmiş ve ayrıca web sayfası hazırlanmıştır. Diğer taraftan İdari personel oryantasyon el kitabı hazırlanmıştır.

02.08.2022 tarihinden itibaren tüm istihdam edilen idari pesonelimiz mesleki oryantasyon sorumlusu tarafından eğitime tabi tutulmaktadır. Üç aylık bir pilot uygulamanın ardından aşağıdaki iyileştirmeler yapılmak üzere 15.11.2022 tarih ve 334 sayılı Senato Kararı ile yönergede değişiklikler yapılmıştır.

• Eğitim süresinin uzatılması
• Eğitim formunun sürekli iyileştirilecek olmasından dolayı web sayfasından yayınlanması,
• Eğitim süreç takibinin iyileştirilmesi

Diğer taraftan bu pilot çalışma sürecinde eğitime katılan personelden geri bildirim mekanizmaları ve anketler aracılığıyla görüşler alınarak bazı birimlerde mesleki oryantasyon sorumluları değiştirilmiştir. 

15.11.2022 tarihinden itibaren 500'ü aşkın personelin mesleki oryantasyon eğitimi başarıyla tamamlanırken aşağıdaki iyileştirmeler sürekli olarak geliştirilerek sağlanmıştır:

• Eğitim formu,
• Mesleki oryantasyon sorumlusu takip süreci (ebys, e-mail, telefon vb.)
• Eğitime tabii tutulacak personelin ilan edilme süreci
• İdari personel oryantasyon el kitabı

PUKÖ döngüleriyle ilmek ilmek işlenen mesleki oryantasyon eğitim sürecinde tüm birimlerin katkılarıyla 3 ve 6 aylık periyotlarla  üç kez ölçülen memnuniyet oranı sırasıyla %72, %83 ve %89 memnuniyet elde edilmiştir.

Yakın dönemde birimlerde yürütülmüş olan meslkei oryantasyon eğitim örnekleri: (1), (2), (3), (4)

*Sağlık UYGAR (farabi Hastanesi Başkhekimliğinde yürütülen uyum eğitimleride yine bu kapsamda yürütülmekte olup, kontrol mekanizmaları işletilmektedir.

Kurumsal dönüşüm kapasitemizin diğer bir örneği ise Yeni Personel Bilgi Sistemidir. Her yıl ödeme yapılan ve teknolojik gelişmeler ile yönettiğimiz değişime uyum sağlayamayan personel bilgi sisteminin devre dışı bırakılması kanaatine varılmıştır. Genel Sekreterliğimiz koordinasyonunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğinde öz kaynaklarımız ile Yeni Personel Bilgi Sistemi yazılımı %99 seviyelerinde tamamlanmıştır. Bu yazılım sayesinde dijital dönüşümü ve yeşil insan kaynakları yönetimini öncelemekteyiz. Diğer taraftan, verilerin tek bir tık ile raporlanması, grafiklere dönüştürülmesi, istenilen kriterlere göre M. Excel döküm verebilmesi, rotasyon/görevlendirme işlemlerinin yürütülebilmesi ve performans değerlendirme sisteminin yürütülebilmesi gibi birçok yeniliği ve kolaylığı beraberinde getirmektedir. Ayrıca, bu sistem sayesinde insan kaynağı karnesi uygulamasını da uygulamaya alınacaktır. Bu karne ile insan kaynağımızın yetkinlikleri, aldığı ödül/eğitim/sertifika/belgeler, performans notu, mesleki deneyimleri gibi birçok veri de işletilebilmektedir. Günümüzde insan kaynakları planlamasında kritik önem sahip norm kadro planlaması içinde yine bu veri tabanı aracılığı ile tek bir tık ile rapora erişebilecektir. Planlaması 2022 tarihine uzanan ve Genel Sekreterliğimizin eylem planlarında yer verilen bu sistemin iyileştirilebilmesi amacıyla alanında uzman bilim insanlarının görüşleri alındığı gibi saha ziyaretleri ile birimlerde fiilen çalışan yönetici ve personelinde görüşleri alınmıştır. Sistem 2023 yılında pilot uygulama çalışması başlatılmıştır. Son çeyrekte Başkanlığımız personeli tarafından tüm sekmeler denenmekte ve tüm iyileştirme talepleri ilgili daireye iletilmektedir. Diğer taraftan bu dönüşümün kritik bir unsuru veri güvenliğidir. Bu kapsamda "Bilgi Güvenliği Farkındalık Eğitimi" ve "Kişisel Verilerin Korunmasında Kabahatler ve Suçlar" eğitimlerine katılarak bu hususta personelimizin farkındalığı arttırmayı amaçlanmaktadır.

Örnek toplantı

Genel Sekreterliğimizin koordinasyonunda Başkanlığımız uhdesinde Planlama, Eğitim ve Performans Şube Müdürlüğü kurulmuş, KTÜ İnsan Kaynakları Yönergesi yürürlüğe alınmıştır. Stratejik insan kaynakları politikamız hem 2019-2023 Üniversite Stratejik Planı amaç ve hedefleriyle hem Avrupa Yükseköğretim alanında Kalite Güvencesi Standartları hem de YÖKAK tarafından hazırlanan Dış Değerlendirme ve akreditasyon Ölçütlerine uyumludur. Teorik olarak Üniversitemize uyumlaştırılmış performans yönetim sistemimiz 2023 yılında Personel Daire Başkanlığında pilot çalışma yapılarak kontrol edilmiştir. Bu pilot çalışma ile ölçekte ve değerlendirici atamalarında değişimin ihtiyacı tespit edilmiştir. Akademik ve idari birimlerden birer örnek seçerek örneklemlerle saha ziyaretleriyle (Fen Fakültesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Mimarlık Fakültesi, Araklı MYO, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı) yapılmıştır. Ziyaretler kapsamında yarı yapılandırılmış görüşmeler gerçekleştirilmiştir. Elde edilen veriler ışığında performans ölçüt ve ölçeğinde revizyona gidilmiştir (Sistem bu ölçütlere göre yazılmış olup, test aşamasında olduğu için paylaşılmamıştır.). Diğer taraftan, 2023 yılının ikinci yarısından itibaren performans yönetim sisteminin çevrim içi olarak yapılabilmesi amacıyla Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğinde yazılım çalışması başlatılmıştır. Yazılımın tamamlanma oranı yaklaşık olarak %90 seviyelerindedir (Yukarıdaki görsel değerlendirici atamalarını ifade etmektedir). PEP tarafından sahadan elde edilen veriler veri giriş ekranında sisteme eklenmekte, değerlendiriciler atanmaktadır.

Örnek Toplantı (1), (2).

17.01.2023 tarihinde Performans Değerlendirme Sistemi ilk kez Bilgi yönetim Sistemi aracılığıyla Personel Daire Başkanlığı ölçeğinde performans ölçümü gerçekleştirilmiştir. Teknik eksiklikler bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na iletilmiş ve revizyon süreci devam etmektedir. Aşağıda Performans Değerlendirme Sisteminin ekran görüntüleri yer almaktadır.

Anket Doldurma Ekranı

Performans Değerlendirme Sistemi Ekranı

*Kişisel veriler içermesinden dolayı detaylı bilgilere yer verilmemiştir.

Karadeniz Teknik Üniversitesi 5018 sayılı Kamu Maliye Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2 sayılı cetveline göre özel bütçeli kuruluş olup gelirleri kamu fonları ile kendi öz gelirlerinden oluşmaktadır. Finansal kaynak yönetimi, Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından altyapısı sağlanan, Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi (e-bütçe), Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) ve Mali Yönetim Sistemi (MYS) gibi programlar üzerinden yürütülmektedir.

Personel Daire Başkanlığı?nın yıllık bütçesi politika belgelerindeki ilke, esas, öncelikler ve belirlenen tavan ödenekleri dâhilinde Stratejik Plan?daki öncelikler, fiziki kaynaklar, personel sayıları, hizmet genişlemesi ve önceki yıl harcamaları dikkate alınarak hazırlanmaktadır. Bütçe teklif ve uygulama süreçlerinin etkin yürütülmesi, yılı içindeki yeni uygulamaların ve bu uygulamaların kullanıldığı bilgi sistemleri hakkında hizmet içi eğitim programları düzenlenmektedir. 

Yolluk İşlemleri

Birimimize ulaşan görevlendirme (geçici ve sürekli görevlendirme) süreçlerinde görevlendirme biçimine göre (yolluk, gündelik, ulaşım aracı, sefer sayısı vb.), ödenek kalemi aktif olup olmadığı, yeterli ödeneğin olup olmadığı, ödenek veya ek ödenek talep süreci, yolluk bildiriminin E-Devlet üzerinden yapılması, Yapılan yolluk bildiriminin ıslak imza ile imzalanıp birimimize gönderilmesi, gönderilen belgelerin eksik olup olmadığının kontrol edilmesi süreçlerinden geçerek MYS (Mali Yönetim Sistemi) aracılığı ile ödemeler yapılıyor. MYS?den imza süreci takip ediliyor,  Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı?nca ödeme evrakı ve ekleri sistem üzerinden kontrol ediliyor, hatalar varsa işlemler en baştan alınarak düzeltiliyor ve ödeme tamamlanıyor. Yolluk işlemleri kapsamında birimimiz tarafından yürütülen iş akışları tanımlanmıştır.

Maaş Ödeme İşlemleri

Kadrolu personelin (4a, 4b)  maaş ödenmesine esas Rektörlük Makamı ve diğer kurumlardan gelen belgeler (derece, kademe değişiklikleri, kararname, maaş nakil bildirimi, yabancı dil tazminatı , unvan değişiklikleri, icra, nafaka, kişi borcu, özel kesintiler, sendika aidatı, lojman kirası, vb.) alınır. Gelen belgelerin doğruluğu ve eksik olup olmadığı birimimizce kontrol edilir. Daha sonra Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) Maaş Bilgi Girişi ekranından o aya ait veriler girilir ve maaş hesaplatılır. Bordro görüntüleme ekranından girilen verilerin doğru hesaplanıp hesaplanmadığı, işlenmeyen verinin bulunup bulunmadığı kontrol edilerek gerekli düzeltmeler yapılır ve ödeme emri belgesi oluşturulur. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin sistem ve ıslak imza onayından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı?na gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı?nca ödeme evrakı ve ekleri sistem üzerinden kontrol ediliyor, hatalar varsa işlemler en baştan alınarak düzeltiliyor ve ödeme tamamlanıyor. Maaş ödeme işlemleri kapsamında birimimiz tarafından yürütülen iş akışları tanımlanmıştır.

Kontrol:

Fazla/eksik maaş ödemesi durumları iki çeşit mekanizma ile tespit edilmektedir. Birinci birimimiz tarafından kontrolün sağlanması ikincisi ise Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Sayıştay raporları, ya da bireysel olarak başvurarak (dahili telefon, e-mail, yüz yüze, ebys vb.) kontrol işlemleri yürütülmektedir. Örneğin yabancı dil tazminatı geçerlilik tarihleri güncellenerek bu hatanın önüne geçilmeye çalışmıştır. Aile bildirimleri formlarının güncellenmesi için whatsapp grubu, ebys, gibi araçlarla sağlanmaktadır.

Ek Ders Ücreti Ödeme İşlemleri

Ek ders ücreti ödenmesine esas teşkil eden Ders Yükü Formu (F1) Formları BYS aracılığıyla Tahakkuk Modülü üzerinden hazırlanır. Daha sonra Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ve Haftalık Ders Programları birimler tarafından Mali İşlemler Destek Birimi Personel Ödemeleri Şube Müdürlüğüne Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden gönderilir. F1 formları FYK ve haftalık ders programları ile karşılaştırılır. İlgili ay içerisinde öğretim elemanlarının rapor, izin, geçici görevlendirme bilgileri Personel Daire Başkanlığı sistemi üzerinden alınarak, ders yapılmayan günler aylık çizelge üzerinde kapatılır. Yapılamayan derslerle ilgili ders telafi bilgi ve belgeleri birimler tarafından Mali İşlemler Destek Birimi Personel Ödemeleri Şube Müdürlüğüne gönderilir. İlgili aya ait Yükseköğretim Ders Ücreti Çizelgesi (F2) formları birimler tarafından BYS üzerinden takip eden ayın 6?sına kadar hazırlanarak EBYS üzerinden Mali İşlemler Destek Birimi Personel Ödemeleri Şube Müdürlüğüne gönderilir. F1 formu ve ders programının F2 formuna doğru yansıyıp yansımadığı, yapılan telafi derslerinin, izin, görev ve raporların F2 formuna işlenip işlenmediği kontrol edilerek varsa hatalar ilgili birimlere düzelttirilir ve ödeme emri belgesi oluşturulur. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin sistem ve ıslak imza onayından sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı?na gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı?nca ödeme evrakı ve ekleri sistem üzerinden kontrol ediliyor, hatalar varsa işlemler en baştan alınarak düzeltiliyor ve ödeme tamamlanıyor. Ek ders ücreti ödeme işlemleri kapsamında birimimiz tarafından yürütülen iş akışları tanımlanmıştır.

Alınan Önlemler

Kamu Görevlilerinin Geneline ve Hizmet Kollarına Yönelik Mali ve Sosyal Haklara İlişkin Toplu Sözleşmeler, Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararları ve Resmi Gazete?de yayımlanan kanun, yönetmelik ve tebliğler takip edilerek mali ve sosyal haklarla ilgili değişiklikler (ocak ve temmuz zammı, ek gösterge değişiklikleri,  ödeme dönemi gelmeden kontrol edilerek,  olası değişikliklerde herhangi bir hataya sebebiyet vermemek için önceden planlanarak önlem alınır. Yapılan bu ön çalışma ile gerekli değişiklikler zamanında ve doğru bir şekilde sisteme işlenmiş olup olası hataların önüne geçilmiştir. Birimimiz tarafından herhangi bir yersiz ve fazla ödemeye mahal vermemek için personelin mali ve sosyal haklarına etki edecek değişikliklerin (terfi, kıdem, ücretsiz, emeklilik, nakil, istifa vs.) maaş döneminden önce tamamlanmasına dikkat edilmektedir.

Kurumsal dönüşüm kapasitemizin diğer bir örneği ise Yeni Personel Bilgi Sistemidir. Her yıl ödeme yapılan ve teknolojik gelişmeler ile yönettiğimiz değişime uyum sağlayamayan personel bilgi sisteminin devre dışı bırakılması kanaatine varılmıştır. Genel Sekreterliğimiz koordinasyonunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğinde öz kaynaklarımız ile Yeni Personel Bilgi Sistemi yazılımı %99 seviyelerinde tamamlanmıştır. Bu yazılım sayesinde dijital dönüşümü ve yeşil insan kaynakları yönetimini öncelemekteyiz. Diğer taraftan, verilerin tek bir tık ile raporlanması, grafiklere dönüştürülmesi, istenilen kriterlere göre M. Excel döküm verebilmesi, rotasyon/görevlendirme işlemlerinin yürütülebilmesi ve performans değerlendirme sisteminin yürütülebilmesi gibi birçok yeniliği ve kolaylığı beraberinde getirmektedir. Ayrıca, bu sistem sayesinde insan kaynağı karnesi uygulamasını da uygulamaya alınacaktır. Bu karne ile insan kaynağımızın yetkinlikleri, aldığı ödül/eğitim/sertifika/belgeler, performans notu, mesleki deneyimleri gibi birçok veri de işletilebilmektedir. Günümüzde insan kaynakları planlamasında kritik önem sahip norm kadro planlaması içinde yine bu veri tabanı aracılığı ile tek bir tık ile rapora erişebilecektir. Planlaması 2022 tarihine uzanan ve Genel Sekreterliğimizin eylem planlarında yer verilen bu sistemin iyileştirilebilmesi amacıyla alanında uzman bilim insanlarının görüşleri alındığı gibi saha ziyaretleri ile birimlerde fiilen çalışan yönetici ve personelinde görüşleri alınmıştır. Sistem 2023 yılında pilot uygulama çalışması başlatılmıştır. Son çeyrekte Başkanlığımız personeli tarafından tüm sekmeler denenmekte ve tüm iyileştirme talepleri ilgili daireye iletilmektedir. Diğer taraftan bu dönüşümün kritik bir unsuru veri güvenliğidir. Bu kapsamda "Bilgi Güvenliği Farkındalık Eğitimi" ve "Kişisel Verilerin Korunmasında Kabahatler ve Suçlar" eğitimlerine katılarak bu hususta personelimizin farkındalığı arttırmayı amaçlanmaktadır.

Örnek toplantı