- Yüksekokulun yazışmalarını düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak,
- Gelen-giden evrakları kaydetmek, havale edilen evrakı zimmetle ilgili birimlere göndermek, alınması gereken evrakların ilgili birimden alınarak Yüksekokul bünyesine getirilmesi,
- Yönetim Kurulu, Yüksekokul Kurulu, Disiplin Kurulu, Akademik Kurul toplantı gündemlerini hazırlamak ve üyelere dağıtılmasını sağlamak, gündem evraklarını Yüksekokul Sekreteri?ne vermek, Kurul kararlarını yazarak kararların ekleri ile birlikte ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
- Nakil, atanma ve istifa değişikliklerini izlemek,
- Elemanların izin /görev/ rapor dönüşü göreve başlama yazılarını hazırlamak,
- Görevlendirme, rapor, izin alan ya da ayrılan personelle ilgili bilgileri tahakkuk bürosuna bildirmek, Akademik personelin görev süreleri, yükselme tarihleri ve askerlik işlemlerini takip ederek Yüksekokul Sekreteri?ne bildirmek, gerekli yazışma ve başvuruların zamanında yapılmasını sağlamak,
- Müdürlüğe ya da kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek,
- Özlük dosyalarının ya da diğer yazıların başkaları tarafından görülüp okunması, incelenmesi ya da bunlardan belge alınmasına engel olmak,
- Yüksekokul ile ilgili istatistiksel bilgileri tutmak,
- Birimlerden gelen evrakları kontrol ederek almak, hatalı olanları geri göndermek,
- Yasa ve yönetmeliklerde yapılan değişiklikleri izlemek,
- Süreli yazıları takip etmek,
- Yılsonlarında arşivlenmesi gereken evrakları kaldırmak, süresi dolanları imha etmek ya da geri kazandırmak için güvenilir kuruluşlara teslim etmek,
- Üst makamlara, diğer kurum ve kuruluşlara gönderilen evrakların bir nüshasını muhafaza etmek,
- Posta yolu ile gönderilmesi gereken resmi evrakların postalanması,
Akademik ve idari birim personelinin kurum içi ve kurum dışı görevlendirme (yurtiçi, yurtdışı, ek ders vb.) ve izin (yıllık, mazeret, hastalık, aylıksız) verilmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununa göre akademik personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerinin yapılması.
- 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununa göre (Kurum İçi) ek ders vermek üzere görevlendirmelerin yapılması.
- 657 Sayılı Kanuna göre yıllık izin, mazeret izni (analık izni, babalık izni, süt izni, ailevi nedenler vb.), kısa ve uzun süreli maaşlı hastalık ve refakat izni, uzun süreli ücretsiz izin verilmesi.
- 4857 sayılı İş Kanununa göre işçi izin işlemlerinin yapılması.
- Eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar.
- Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Müdürlük makamına sunar.
- Öğrencilerin işlemleri ile ilgili evrak işlerinin yürütülmesi ve yazışmalarının yapılması
- Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.
- Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar.
- Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar.
- Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder.
- Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.
- Akademik takvim ön taslağını inceler.
- Amirleri tarafında unvanına uygun verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
- Mali konularla ilgili mevzuat değişikliklerini takip eder, amirlerini konularla ilgili bilgilendirir,
- Yüksekokula ait elektrik, su ve telefon giderlerinin kontrolünün yapılması, ödeme ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve fatura ve ilgili diğer evrakların arşivlenmesi,
- Ek ders ücretlerine ilişkin dosyaların ve evrakların hazırlanması, kontrol edilmesi, ödeme ile ilgili işlemlerin yapılması ve ilgili evrakların arşivlenmesi,
- Fazla mesai ile ilgili evrakların hazırlanması, kontrol edilmesi, ödeme ile ilgili işlemlerin yapılması ve ilgili evrakların arşivlenmesi,
- Yolluk ödemesi (Yurtiçi - Yurtdışı geçici ve sürekli) işlemlerine ilişkin belgelerin hazırlanması, ödeme ile ilgili evrakların düzenlenmesi ve arşivlenmesi,
- Ücretsiz çalışanların sağlık primlerine ilişkin işlemlerin usulüne uygun olarak yerine getirilmesi,
- Satınalma evraklarının ödeme işlemlerinin yapılması,
- Sürekli işçilerle ilgili aylık puantaj cetvellerini hazırlar, ilgili birimlere iletilmesini sağlar.
- Amirleri tarafında unvanına uygun verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
Birimin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenen her türlü malzemenin satın alınması için gerekli piyasa araştırmalarını yapmak, uygun görülen malzemelerin satın alınma işlemlerini gerçekleştirmek, Satın alınan malzemelerin ödemeleri için tahakkuk birimine gerekli evrakları hazırlayıp vermek. Ödeme sürecini takip ederek sonuçlandırmak.
Yüksekokulun taşınırlarını teslim almak, korumak, kullanım yerlerine teslim etmek, kayıtlarını tutmak ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek.
Yüksekokulumuz bütçe ve performans hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, yıl içi işlemleri gerçekleştirmek ve uygulama sonuçlarını raporlamak.
- Bütçeyi hazırlamak,
- Ayrıntılı finansman programını hazırlamak,
- Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak,
- Yılsonu gelir ve giderlerin işlemlerini gerçekleştirmek,
- Üçer aylık serbest ödeneklere ait Ödenek Gönderme Belgesi düzenlemek,
- Yıl içerisinde yapılan bütçe işlemlerinin Ödenek Gönderme Belgelerini düzenlemek.
- Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunu hazırlamak,
- Görevleriyle ilgili mevzuatı günlük olarak takip etmek,
- Görevleriyle ilgili doküman, çıktı ve belgeleri standart dosya planına uygun olarak dosyalamak,
Her türlü tabi afetlere ve büyük yangınlara karşı birimimizin can ve mal kaybının en aza indirilmesi, hayati ehemmiyeti olan her türlü mal ve malzemenin korunması ve faaliyetlerinin sürdürülmesi için acil tamir ve tadilatların, savunma gayretlerinin personel tarafından azami suretle desteklenmesi amacıyla alınacak her türlü koruyucu ve kurtarıcı faaliyetleri organize etmektir.
Amaç :
- Birimimizdeki öğrenci ve personelin can ve mal kaybının en az düzeye indirilmesi,
- Birimimizde hayati önemi olan her türlü can, mal, malzeme ve dokümanların korunması ve bu yönde önleyici tedbirler alınması,
- Birimimizin faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için ivedi onarım ve yenileştirmenin yapılması,
- Savunma çabalarının personelimiz tarafından en geniş ölçüde desteklenmesi,
- Her türlü olumsuz durumda personelin ve öğrencilerin korunması,
Destek Hizmetler Biriminde çalışan personel için verilen çalışma programı kapsamında;
- Çalışma alanları, sınıflar, bürolar, ofisler, lavabolar ve ortak alanların (merdivenler, koridorlar, binanın dış çevresi) temizliğinin yapılması,
- Süpürme, yüzey temizleme işlemlerinin yapılması
- Yıkama işlemlerini yapılması
- İdari, akademik personel, sınıflar ve ortak alanlardaki çöp kovaları kontrol edilerek, dolu olanlarının boşaltılması,
- Bina içerisinde periyodik temizlik işlerini gerçekleştirilmesi
- Amirleri tarafından unvanına uygun verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
