T.C.

KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Hukuk Müşavirliği

             BİS 15. Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

             BİS 15.1-Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

             Kurum içi haberleşmede, dava dosyaları için gerekli bilgi ve belgelerin temininde EBYS ve elektronik imza etkin olarak kullanılmaktadır.

             BİS 15.2-Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

             Kayıt ve dosyalama sistemi hukuk müşavirliğimiz çalışma yönergesinde belirtilen şekilde kullanılmaktadır.

             BİS 15.3-Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini korunmasını sağlamalıdır.

            BİS 15.4-Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

            BİS 15.5-Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

            Gelen ve giden evrak kayıtları yönergede belirtilen şekilde yapılmakta, hem fizik hem de EBYS’de arşivlenmektedir.

            BİS 15.6-İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.