Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Bilgi Paketi ve Süreç Rehberi

Öğrenim Hareketliliğine Genel Bir Bakış

• Erasmus+ projesi kapsamında KTÜ’nün bölümünüz için anlaşmalı olduğu bir üniversitede eğitim alma imkanı sağlayan hareketlilik türüdür.
• Öğrenim hareketliliğine hak kazanan öğrenciler, ilgili dönem KTÜ’de alacakları dersleri bölüm Erasmus+ koordinatörleri rehberliğinde, gidecekleri üniversitede sunulan derslerle eşleştirirler. Yurt dışında aldıkları dersler, dönüş aşamasında aldıkları notlarla, derslerin oradaki orijinal kodları, adları ve AKTS kredileriyle birlikte KTÜ transkriptine işlenir.
• Öğrenim hareketliliği yeni bir üniversiteyi tanımak, oradaki akademik ortamı ve gidilen ülkenin kültürünü keşfetmeye kapı aralayan bir fırsattır.

Genel Başvuru Şartları

• KTÜ’de kayıtlı aktif öğrenci olmak
• İlgili dönemde Erasmus+ İngilizce dil sınavına katılmış olmak
• Lisans öğrencileri için en az 2.20 genel akademik ortalama
• Lisansüstü öğrencileri için en az 2.50 genel akademik ortalama
• Henüz akademik ortalaması oluşmamış lisansüstü öğrenciler bir önceki eğitim düzeylerine ait mezuniyet transkripti ile başvuru yapabilirler. Bu durumdaki öğrencilerin mezuniyet transkriptlerindeki akademik ortalamaları en az 2.50 olmak zorundadır.
• Normal süresini aşan öğrencilerin faaliyete gidilecek yarıyıl için alabileceği en az 30 AKTS ders yükü olması zorunludur.

Başvuru Hakkında

1- Bir akademik yılda iki kez olmak üzere güz dönemi ve bahar dönemi başında Erasmus+ dil sınavı düzenlenir. Bu dil sınavından alınan puanlar öğrenciler tarafından Öğrenim Hareketliliği için kullanılabildiği gibi staj hareketliliği için de kullanılabilir. Dil sınavı tarihi web sayfamızda ilan edilir. Öğrenciler dil sınavı için online olarak başvuru yaparlar ve ilan edilen tarihte Erasmus+ dil sınavına katılırlar.

2- Dil sınavına katılan öğrenciler, sınav sonuçları açıklandıktan sonra aynı duyuruda ilan edilen başvuru takvimini ve süreci takip ederler. Öğrenim hareketliliği faaliyet başvuru çağrısı web sayfamızda ilan edilir. Sınava katılan öğrenciler faaliyet başvurusu yaparlar. Sınava katılmasına rağmen faaliyet başvurusu yapmayan öğrenciler programdan faydalanamaz.

3- Duyurudaki yönlendirmelere göre başvuru online olarak tamamlanır.

Başvuruların Değerlendirilmesinde Geçerli Olan Ek Puan ve Puan Kesintisi Uygulamaları

*Bu listedeki kurallar Türkiye Ulusal Ajansı tarafından 2024 proje dönemi için yayınlanan Uygulama El Kitabı'ndaki kurallardır. Her proje yılına özgü yeni bir uygulama el kitabı yayınlandığı için bu kurallarda değişiklikler söz konusu olabilir. En güncel kurallar faaliyet başvuruları için web sayfamızda yayınlanan duyurularda yer alacaktır.

• Şehit ve gazi çocuklarına +15 puan
• Engelli öğrencilere (engelliliğin belgelenmesi kaydıyla) +10 puan
• 2828 Sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu ile 5395 sayılı Çocuk Koruma Kanunu kapsamında haklarında korunma, bakım veya barınma kararı alınmış öğrencilere +10 puan
• Kendileri veya 1. derece yakınları AFAD’dan afetzede yardımı alanlar +10 puan
• Aynı proje türü kapsamında daha önce yararlanma (hibeli veya hibesiz) -10 puan
• Vatandaşı olunan ülkede hareketliliğe katılma -10 puan
• Hareketliliğe seçildiği halde süresinde feragat bildiriminde bulunmaksızın hareketliliğe katılmama -10 puan
• İki hareketlilik türüne birden aynı anda başvurma (öğrencinin tercih ettiği hareketlilik türüne azaltma uygulanır) -10 puan
• Hareketliliğe seçilen öğrenciler için: Yükseköğretim kurumu tarafından hareketlilikle ilgili olarak düzenlenen toplantılara/eğitimlere mazeretsiz katılmama (öğrencinin Erasmus’a tekrar başvurması halinde uygulanır) -5 puan
• Dil sınavına gireceğini beyan edip mazeretsiz girmeme (öğrencinin Erasmus’a tekrar başvurması halinde uygulanır) -5 puan

Ek puan, başvuru esnasında ilgili durum resmi evrak ile belgelendirildiği takdirde uygulanır. Evrak çevrim içi başvuru esnasında formdaki ilgili alana yüklenmelidir. Tüm artı ve eksi puan uygulamaları öğrencinin %50 genel akademik ortalama ve % 50 dil notundan oluşan nihai Erasmus+ notuna uygulanır. Nihai Erasmus+ notuna artı puan uygulanmasına rağmen yazılı dil sınavı (test) için ilan edilen taban puanın altında kalan öğrenciler elenir. 

Maddi Katkı
Erasmus+ hibesi hareketliliğe katılacak öğrencilere verilir ve destek niteliğindedir. Tüm masrafları karşılamaya yönelik değildir. 2024 projelerinden itibaren hareketlilik gerçekleştirecek öğrencilere seyahat desteği verilmektedir. Ülke gruplarını, aylık hibe tutarlarına ve seyahat desteğinin detaylarına ulaşmak için tıklayınız.

Anlaşmalı Üniversiteler

Üniversitemizin bölüm bazında hangi kurumlarla anlaşmalı olduğunu görmek için tıklayınız.

Listede dil yeterliliğinin yanındaki sütun öğrenci kontenjan sayısını, yanındaki sütun anlaşmanın hangi eğitim düzeyleri için geçerli olduğunu (L=Lisans, YL=Yüksek Lisans, D=Doktora) ve sonraki sütun ise anlaşma kapsamında bir öğrencinin orada kaç aya kadar faaliyet gerçekleştirebileceğini ifade eder. Anlaşma detaylarını incelerken özellikle bu bilgilere dikkat edilmelidir.

Karşı Kurumlara Bildirilecek Adayların Belirlenmesi ve İlan Edilmesi

1. Nominasyon Süreci: KTÜ tarafından yapılan değerlendirme sonucunda bir öğrencinin Erasmus+ kapsamında aday olarak seçildiği ve değerlendirilmek üzere karşı kuruma da aday olarak bildirilmesi anlamına gelir.
2. Üniversite yerleştirmeleri otomasyon sistemi tarafından tercihlere göre otomatik yapılır. Otomasyon sisteminin yaptığı yerleştirmenin ardından hiçbir suretle ülke veya kurum değişikliği yapılmaz. Başvuru formunda öğrenci 4 üniversite tercih hakkına sahiptir. 4’ten fazla anlaşması olan bölümlerin öğrencileri, boş kontenjan kalması halinde rastgele bir anlaşmalı üniversiteye yerleşmeyi tercih ediyorlarsa başvuru formunda ‘rastgele yerleşme’ butonunu işaretlemelidir.
3. Başvuruların sona ermesi ve değerlendirilmesinin ardından, nomine edilecek adayların listesi KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nün web sayfası üzerinden ilan edilir.
4. Nominasyon listesinin ilanından sonra faaliyetlerinden vazgeçmek isteyen öğrenciler için feragat süresi tanınır. Bu süre içerisinde vazgeçmek isteyen öğrenciler dilekçelerini ofise iletmekle yükümlüdür. Verilen süre içerisinde faaliyetinden feragat eden öğrencilerden sonraki başvurularında puan kesilmez. Ancak tanınan bu sürenin sona ermesinin ardından mücbir sebep olmaksızın vazgeçen öğrencilerin sonraki başvurularında Erasmus puanlarından 10 puan kesilir. Kesinti bu durumdaki öğrencinin mevcut eğitim düzeyi boyunca her başvurusunda uygulanır.
5. Nomine edilen adayların kesinleşmiş bir hakkı yoktur. Karşı kurum kendisine bildirilen öğrencilerin kontenjanında uygun gördüğü şekilde azaltma yapma, öğrenciyi kabul edeceği dönemi belirleme hakkına sahiptir. Kabul edilecek kontenjan sayısı doğrudan karşı kurum tarafından belirlenir. Karşı kurum, başvurusunu uygun bulmadığı adayı hiçbir sebep belirtmeksizin kabul etmeme hakkına sahiptir.

Yurt Dışına Çıkmadan Önceki Süreç

1. Tüm aday öğrenciler KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi’ne tanımlanır ve sisteme erişim bilgileri öğrencilerle paylaşılır (Koordinatörlüğümüzün talep ettiği tüm belgeler bu sistem üzerinden hazırlanacaktır, sistemde hazırlanmayan hiçbir belge kabul edilmeyecektir).
2. Nominasyonu karşı kurum tarafından kabul edilen aday öğrenciler, karşı kurumdan bilgilendirme e-postası alacaklardır. Karşı kurumun öğrenciyle irtibata geçerek ileteceği e-postada; karşı kurum tarafından başvuru için talep edilen belgeler, ders kataloğu, konaklama imkanları vb. bilgiler yer alır. (Koordinatörlüğümüz tarafından aday gösterilen öğrenciyle karşı kurum irtibata geçecektir, öğrenci Koordinatörlüğümüz tarafından aday gösterilmeden önce herhangi bir işleme başlayamaz).
3. Ders kataloğu kendisine bildirilen öğrenci bölüm Erasmus+ koordinatörü ile irtibata geçmelidir. Bölüm koordinatörünün rehberliğinde derslerini eşleştirerek Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) ve Ders Tanınma belgesini hazırlamalıdır. İki dönem faaliyette bulunacak öğrenciler güz ve bahar olmak üzere bu belgeleri ayrı ayrı hazırlayacaklardır. Dönem başına yurt dışından 30 AKTS (ECTS) yükünde ders alınmalı ve karşılığında KTÜ’de 30 AKTS yükünde dersle eşleştirilmelidir. 30 krediden az ders eşleştirilmesi kabul edilmez. 31’e 30, 32’ye 30 gibi birkaç kredilik fark olması kabul edilebilmektedir.
4. Hem Koordinatörlüğümüzün hem karşı kurumun talep ettiği belgeler belirtilen son tarihe kadar hazırlanmalıdır. (Bazı belgeler ortak olduğu için bir defa hazırlandığında aynı belge hem Koordinatörlüğümüze hem yurt dışındaki kuruma sunulacaktır.)
5. Karşı kurum başvuruyu değerlendirdikten sonra öğrencinin başvurusunu uygun bulursa kabul mektubu düzenleyecek ve kabul mektubunu öğrenciye iletecektir. Karşı kurumdan kabul alamayan öğrenci Erasmus'tan faydalanamaz.
6. Kabul mektubu aldıktan sonra öğrenci ilgili ülkenin konsolosluğuyla veya konsolosluk adına vize işlemlerini yürüten aracı kurumla irtibata geçerek vize başvurusunda bulunacaktır. Vize başvurusunda bulunmak ve başvuru için istenen belgeleri toplamak öğrencinin sorumluluğundadır. Vizeyle ilgili tüm bilgiler ilgili ülkenin konsolosluğundan alınmalıdır.
7. Bu işlemleri tamamlayan öğrencilerin hibe ödemesi (%80 oranında ilk ödeme) yapılır.

Vizesini alarak tüm belgelerini tamamlayan öğrenciler, Avrupa Komisyonu’nun ücretsiz online dil desteği platformu olan EU Academy sistemine kaydolarak bu platformdan faydalanabilirler. EU Academy platformundan yararlanmak isteğe bağlıdır, zorunlu değildir.

Yurt Dışında Eğitime Başlanması ve Gerekmesi Halinde Ders Değişikliği Yapılması

Yurt dışına çıkmadan önce hazırlanan Learning Agreement’ta yer alan derslerden bazılarının karşı kurumda açılmaması, dersi veren öğretim üyesinin görevinden ayrılması, başka bir dersle çakışması vb. sebeplerle ders değişikliği yapılması gerekebilmektedir. Bu durumdaki öğrenciler ders değiştirme gereklilikleri kesinleşir kesinleşmez KTÜ’deki bölüm Erasmus koordinatörlerine durumu bildirmelidirler ve bölüm Erasmus koordinatörünün yönlendirmesiyle aşağıdaki işlemleri yapmalıdırlar.

1. Changes to the original LA adlı ders değişikliği belgesini e-belge sistemi üzerinden hazırlayacaklardır.
2. Değişen dersler dolayısıyla, daha önce hazırlanan Ders Tanınma belgesinin yeni derslere göre güncellenmesi gerekmektedir. Yeni ders tanınma belgesi, yalnızca yeni eklenen dersleri değil, aktif olarak alınacak tüm dersleri içermelidir.
3. Changes to the original LA belgesi karşı kurum yetkilisine onaylatıldıktan sonra güncellenmiş ders tanınma belgesiyle birlikte KTÜ’deki bölüm Erasmus koordinatörüne iletilmelidir.
4. Bölüm tarafından onaylanan belge, bölüm tarafından öğrenciye ulaştırılmalıdır. Belgeleri kendisine ulaştırılan öğrenciler, imzaları tam olacak şekilde bu belgeleri Erasmus E-Belge Sistemine yükleyeceklerdir.

Uyarı: Bu işlemler yurt dışına çıkıldıktan sonra en geç 5 hafta içerisinde yapılmalıdır. Değişiklikler bildirilmediği takdirde bölümün yeni dersleri denk saymama hakkı saklıdır. Bu durumda bildirilmeyen derslerin dönüşte transkripte işlenmesi ve KTÜ’deki derslere denk sayılması mümkün olmayacaktır. İki dönem faaliyet gerçekleştirecek öğrenciler her bir dönemin başında bu durumu takip etmeli ve ders değişikliği olacaksa ilgili işlemleri gerçekleştirmelidirler. Öte yandan, gitmeden önce seçtiği tüm dersleri alabilen ve dolayısıyla ders değişikliği yapması gerekmeyen öğrenciler bu işlemleri yapmayacaktır.

Dönüş İşlemleri

1- Misafir olunan kurumdan ayrılmadan önce öğrencilerimiz katılım sertifikalarını ve hazırlanmışsa transkriptlerini oradaki ofis yetkilisinden talep etmelidirler. Transkriptlerin hazırlanması bazen uzun sürebildiğinden yurt dışındaki kurum daha sonra e-posta veya posta ile de transkriptleri gönderebilmektedir.

2- Faaliyetini tamamlayarak dönüş yapan öğrenciler, döndüklerini Koordinatörlüğümüzde kendisinden sorumlu olan öğretim görevlisine bildirmelidirler.

3- Yurt dışındaki kurumdan transkript ve katılım sertifikasını alan öğrenciler, bu belgeleri E-Belge sistemimize yüklemelidirler.

4- Öğrencilerimiz yurt dışından döndükten sonra pasaportta yer alan giriş çıkış mühürlerini içeren sayfaları tek bir PDF olarak taratmalı ve belge sistemimize yüklemelidirler.

5- Yurt dışından aldıkları transkripti sistemimize yükleyen ve transkripti belge sisteminde onaylanan öğrenciler, E-Belge Sistemi üzerinden Not Dönüşüm Belgesini hazırlamalıdırlar. Koordinatörlüğümüz kontrolünden geçerek onaylanan not dönüşüm belgesi bölüme imzaya sunulmalıdır.

4- Bölümün onayından çıkan belge, bölüm tarafından öğrenciye teslim edilir. Aynı zamanda bölüm tarafından Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu kararıyla Öğrenci İşleri’ne gönderilir.

5- FYK/EYK kararı ile Öğrenci İşleri’ne iletilen not dönüşüm belgesine istinaden, Öğrenci İşleri yurt dışında alınan dersleri öğrencinin KTÜ transkriptine işler. Öğrenciler derslerinin işlenip işlenmediğini BYS veya E-Devlet’teki transkript üzerinden kontrol ederler. Dersleri işlenen öğrenciler, Erasmus’ta aldıkları dersleri içeren transkriptlerini E-Devlet’ten veya Öğrenci İşleri’nden almalı ve belge sistemimizde Nihai Transkript alanına yüklemelidirler. Erasmus+ kapsamında yurt dışında alınan derslerin orijinal kodları, adları ve AKTS kredileri ile işlendiği nihai transkript örneğini görüntülemek için tıklayınız.

6- Yukarıdaki işlemleri tamamlayan öğrencilerin faaliyetleri, Avrupa Komisyonu’nun Beneficiary Module adlı sistemine Koordinatörlüğümüz tarafından raporlanır. Raporlanmalarının ardından öğrenciler sistemden ‘EU Survey’ adında bir otomatik e-posta alacaklardır. Bu e-postadaki katılımcı anketi online olarak tamamlanmalıdır.

7- Eğer gerekiyorsa, ek sözleşme belgesi E-belge sistemi üzerinden hazırlanacaktır. Bu belgenin hazırlanıp hazırlanmayacağı, hazırlanacaksa hangi bilgilere göre hazırlanacağı koordinatörlüğünü yürüten öğretim görevlisi tarafından öğrenciye bildirilecektir.

8- Tüm bu aşamaların tamamlanmasını takiben, başarı kriterini sağlayan, öğrenci olarak sorumluluklarını eksiksiz yerine getiren öğrencilerin kalan hibesi ödenir.

AKTS Yükü ve Akademik Tanınma

• Öğrenim hareketliliği kapsamında her öğrenci dönem başına 30 AKTS yükünde ders almakla yükümlüdür. (Tek dönem için 30 AKTS, iki dönem için 60 AKTS)
• Hareketliliğe hak kazanan öğrenciler, bölüm Erasmus+ koordinatörleri rehberliğinde ders eşleştirmesi yapar. Ders tanınma belgesi ile bu eşleştirme resmiyet kazanır. Öğrenciler yurt dışında aldıkları derslerde başarılı olmaları halinde tanınma belgesinde eşleştirilen KTÜ’deki derslerde başarılı olmuş sayılırlar. Kalınan derslerden ise başarısız sayılacakları için sonrasında bu dersleri alttan almakla yükümlü olurlar.
• Yurt dışında alınan tüm dersler başarılı/başarısız ayrımı gözetilmeden KTÜ transkriptine işlenmek zorundadır. Bu durum, Erasmus+ Programı’nın akademik tanınma şartıdır. Erasmus+ kapsamında yurt dışında alınan derslerin orijinal kodları, adları ve AKTS kredileri ile işlendiği nihai transkript örneğini görüntülemek için tıklayınız.