Ders Verme Hareketliliği / Staff Mobility for Teaching Assignments (STA) - Genel Bilgi
|
Ders Verme Hareketliliği Nedir? |
Personelin kurumumuzun anlaşmalı olduğu bir üniversitede kendi alanında ders vermesine yönelik bir faaliyettir. |
|
Kimler başvurabilir? |
Prof. Dr. / Doç. Dr. / Dr. Öğr. Üyesi |
|
Başvuru için dil şartı nedir? |
Adayların YÖK tarafından düzenlenen veya denkliği kabul edilen dil sınavlarından herhangi birinden 100 üzerinden en az 50 puan almış olmaları ve bunu belgelendirmeleri gerekir. Dil puanı ek puanın uygulanacağı baz puan olarak değerlendirmeye alınır. Dil sınavı sonuç belgelerinde tarih şartı aranmamaktadır. KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesine göre, eğitimlerinin lisans, yüksek lisans veya doktora kademelerinden herhangi birini yurt dışında tamamlamış adaylar, sunacakları bir dil sınavı sonuç belgesi yoksa yurt dışında tamamladıkları eğitime ait diploma/mezuniyet belgelerini başvuru esnasında sunmaları halinde dil puanları 75 olarak değerlendirmeye alınır; bu durumdaki adaylar daha yüksek puan aldıklarını gösteren bir dil sınavı sonuç belgesine sahiplerse, kendileri için daha avantajlı olacağından dil sınav sonuç belgesini sunmalıdırlar. |
|
Hangi ülkelerde faaliyet gerçekleştirilebilir? |
Aşağıda listelenen Erasmus+ program ülkelerinde: Almanya, Avusturya, Belçika, Bulgaristan, Çekya, Danimarka, Estonya, Finlandiya, Fransa, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, Hırvatistan, Hollanda, İrlanda, İspanya, İsveç, İtalya, İzlanda, Kuzey Makedonya, Letonya, Litvanya, Lihtenştayn, Lüksemburg, Macaristan, Malta, Norveç, Polonya, Portekiz, Romanya, Sırbistan, Slovakya, Slovenya, Yunanistan |
|
Anlaşma şartı var mı? |
Anlaşma şartı var. Erasmus+ anlaşmalarımızı görüntülemek için tıklayınız. |
|
Hangi kurumlarda faaliyet gerçekleştirilebilir? |
Yukarıda listelenen ülkelerden birinde bulunan, ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) sahibi ve KTÜ ile anlaşmalı üniversiteler *Personelin ikili anlaşmamız bulunan kurumları tercih etmesi tavsiye edilir. Fakat personel kendi bağlantılı olduğu ve kendisine davet mektubu vermeyi ve personel hareketliliği özelinde Erasmus+ anlaşması imzalamayı kabul etmeleri şartıyla farklı bir kurumda da faaliyet gerçekleştirebilir. Bu tür talebi olan personel, karşı kurumu bu şart hakkında bilgilendirmekle yükümlüdür. Karşı kurum bu anlaşmayı imzalamayı kabul etmediği takdirde faaliyetin gerçekleşmesi mümkün değildir.
ECHE sahibi kurumların veri tabanı için tıklayınız. |
|
Faaliyet kapsamında ders verme yükü ne kadar? |
1 haftaya kadar olan faaliyetler için en az 8 saat ders verme yükümlülüğü vardır. |
|
Faaliyetin süresi ne kadar olabilir? |
En az 4 ardışık gün, en fazla 60 gün Uyarı: Erasmus+ Program Rehberi'ne göre bu faaliyetin azami süresi 60 gündür. Fakat çoğu durumda kurumlar 2 ay kadar uzun bir süre için personel hareketliliği kabul etmeme eğiliminde olduğu için bu faaliyet 5-7 günlük bir faaliyet olarak gerçekleştirilmektedir. |
|
Maddi katkı tutarı nedir? |
(aksi duyuruda belirtilmedikçe) 4 günlük hibe + standart seyahat desteği - Destek tutarları, Türkiye Ulusal Ajansı'nın ilgili proje dönemi için yayınladığı Uygulama El Kitabı'na göre belirlenir. |
|
Seyahat desteği nasıl hesaplanır? |
- Seyahat giderleri Erasmus+ program kuralları gereği doğrudan karşılanmaz. Onun yerine Avrupa Komisyonu tarafından tasarlanan mesafe hesaplayıcı (distance calculator) kullanılarak km hesabına göre yol masrafı ödenecektir (Trabzon ile misafir olunacak yükseköğretim kurumunun yer aldığı şehir arasındaki mesafe dikkate alınacaktır). Hesaplama, gidiş dönüş şeklinde toplam mesafeyi değil, tek yönlü mesafeyi baz alır. Yol masrafının hesaplanan mesafeye denk gelen standart destek tutarından daha düşük veya daha yüksek olması dikkate alınmaz, yararlanıcıya her koşulda standart destek tutarı ödenir. |
|
Hibe ödemesi ne zaman, hangi oranda yapılır? |
- 4 günlük hibe ile hesaplanan standart seyahat desteğinin toplamından oluşan toplam hibenin %80 oranındaki tutarı, gerekli belgelerin yararlanıcı tarafından tamamlanmasını takiben ödenir. Geriye kalan miktar ise yurt dışından döndükten sonra, dönüş belgelerinin tamamlanmasını takiben ödenir. - Personel Hareketliliğinden faydalanan personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, yurt dışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir. |
|
Hibe ödemesi için hangi banka hesabı gerekir? |
Hibe ödemesi alacak personelin kendi adına açılmış Ziraat Bankası Euro hesabı olmak zorundadır. Halihazırda hesabı olmayan personel hibe sözleşmesi hazırlamadan önce Ziraat Bankası'ndan Euro hesabı açtırmalıdır. |
|
Gerekli belgeler nelerdir? |
KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi ve Gerekli Belgeler Koordinatörlüğümüz 2019 yılından beri Erasmus+ E-Belge Sistemi'ni kullanmaktadır. Tüm belge hazırlama ve teslim etme işlemleri bu sistem üzerinden yürütülmektedir. Asil adaylara ve kabul sunarak yedek listeden asil listeye çıkan adaylara erişim bilgileri e-posta yoluyla iletilir. KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi: https://ktu.edu.tr/ofinaf/elektronikbelgeyonetimsistemiuyarilar
|
Eğitim Alma Hareketliliği / Staff Mobility for Training (STT) - Genel Bilgi
|
Eğitim Alma Hareketliliği Nedir? |
Kurumumuzun anlaşmalı olduğu üniversitelerden birinde ya da personelin kendi bulduğu bir üniversitede/işletmede eğitim alma faaliyetidir. Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem süreçleri gibi) alması mümkündür. |
|
Kimler başvurabilir? |
Dr. Öğr. Üyesi / Öğretim Görevlisi / İdari Personel / Teknik Personel / Tıp Asistanı / Diş Hekimi Asistanı / Öğrenci Statüsünde Olmayan Araştırma Görevlisi *Hizmet alımı yolu ile kurumumuzda istihdam edilen personel faaliyetten faydalanamaz. |
|
Başvuru için dil şartı nedir? |
Adayların YÖK tarafından düzenlenen veya denkliği kabul edilen dil sınavlarından herhangi birinden 100 üzerinden en az 50 puan almış olmaları ve bunu belgelendirmeleri gerekir. Dil puanı ek puanın uygulanacağı baz puan olarak değerlendirmeye alınır. Dil sınavı sonuç belgelerinde tarih şartı aranmamaktadır. KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesine göre, eğitimlerinin lisans, yüksek lisans veya doktora kademelerinden herhangi birini yurt dışında tamamlamış adaylar, sunacakları bir dil sınavı sonuç belgesi yoksa yurt dışında tamamladıkları eğitime ait diploma/mezuniyet belgelerini başvuru esnasında sunmaları halinde dil puanları 75 olarak değerlendirmeye alınır; bu durumdaki adaylar daha yüksek puan aldıklarını gösteren bir dil sınavı sonuç belgesine sahiplerse, kendileri için daha avantajlı olacağından dil sınav sonuç belgesini sunmalıdırlar. |
|
Hangi ülkelerde faaliyet gerçekleştirilebilir? |
Aşağıda listelenen Erasmus+ program ülkelerinde: Almanya, Avusturya, Belçika, Bulgaristan, Çekya, Danimarka, Estonya, Finlandiya, Fransa, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, Hırvatistan, Hollanda, İrlanda, İspanya, İsveç, İtalya, İzlanda, Kuzey Makedonya, Letonya, Litvanya, Lihtenştayn, Lüksemburg, Macaristan, Malta, Norveç, Polonya, Portekiz, Romanya, Sırbistan, Slovakya, Slovenya, Yunanistan |
|
Anlaşma şartı var mı? |
Anlaşma şartı YOKTUR. Yine de personel anlaşmalı kurumlarımızla da irtibata geçebilir. Erasmus+ anlaşmalarımızı görüntülemek için tıklayınız. |
|
Hangi kurumlarda faaliyet gerçekleştirilebilir? |
Yukarıda listelenen ülkelerden birinde bulunan ve personelin kendi alanında hizmet veren/çalışmalar yürüten üniversite/kurum/kuruluş/işletme |
|
Faaliyetin süresi ne kadar olabilir? |
En az 4 ardışık gün, en fazla 60 gün Uyarı: Erasmus+ Program Rehberi'ne göre bu faaliyetin azami süresi 60 gündür. Fakat çoğu durumda kurumlar 2 ay kadar uzun bir süre için personel hareketliliği kabul etmeme eğiliminde olduğu için bu faaliyet 5-7 günlük bir faaliyet olarak gerçekleştirilmektedir. |
|
Maddi katkı tutarı nedir? |
(aksi duyuruda belirtilmedikçe) 4 günlük hibe + standart seyahat desteği - Destek tutarları, Türkiye Ulusal Ajansı'nın ilgili proje dönemi için yayınladığı Uygulama El Kitabı'na göre belirlenir. |
|
Seyahat desteği nasıl hesaplanır? |
- Seyahat giderleri Erasmus+ program kuralları gereği doğrudan karşılanmaz. Onun yerine Avrupa Komisyonu tarafından tasarlanan mesafe hesaplayıcı (distance calculator) kullanılarak km hesabına göre yol masrafı ödenecektir (Trabzon ile misafir olunacak yükseköğretim kurumunun yer aldığı şehir arasındaki mesafe dikkate alınacaktır). Hesaplama, gidiş dönüş şeklinde toplam mesafeyi değil, tek yönlü mesafeyi baz alır. Yol masrafının hesaplanan mesafeye denk gelen standart destek tutarından daha düşük veya daha yüksek olması dikkate alınmaz, yararlanıcıya her koşulda standart destek tutarı ödenir. |
|
Hibe ödemesi ne zaman, hangi oranda yapılır? |
- 4 günlük hibe ile hesaplanan standart seyahat desteğinin toplamından oluşan toplam hibenin %80 oranındaki tutarı, gerekli belgelerin yararlanıcı tarafından tamamlanmasını takiben ödenir. Geriye kalan miktar ise yurt dışından döndükten sonra, dönüş belgelerinin tamamlanmasını takiben ödenir. - Personel Hareketliliğinden faydalanan personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, yurt dışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir. |
|
Hibe ödemesi için hangi banka hesabı gerekir? |
Hibe ödemesi alacak personelin kendi adına açılmış Ziraat Bankası Euro hesabı olmak zorundadır. Halihazırda hesabı olmayan personel hibe sözleşmesi hazırlamadan önce Ziraat Bankası'ndan Euro hesabı açtırmalıdır. |
|
Gerekli belgeler nelerdir? |
KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi ve Gerekli Belgeler Koordinatörlüğümüz 2019 yılından beri Erasmus+ E-Belge Sistemi'ni kullanmaktadır. Tüm belge hazırlama ve teslim etme işlemleri bu sistem üzerinden yürütülmektedir. Asil adaylara ve kabul sunarak yedek listeden asil listeye çıkan adaylara erişim bilgileri e-posta yoluyla iletilir. KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi: https://ktu.edu.tr/ofinaf/elektronikbelgeyonetimsistemiuyarilar
|
Başvuru Hakkında
|
Başvuru Dönemi ve Yöntemi |
Personel Hareketliliği başvuruları her sene aralık ayı içerisinde Değişim Programları Koordinatörlüğü-Erasmus+ Programı sayfasında ilan edilir. Başvurular Türkiye Ulusal Ajansı'nın TURNA Portal adlı platformu üzerinden çevrim içi olarak alınır ve başvuru süresi en az 15 gün boyunca devam eder. Ek bütçe alınması gibi durumlarda, planlanan takvimin dışında da başvuru dönemi açılabilir. Açılan başvuru dönemleri web sayfasında duyurulur. |
|
TURNA Portal erişim adresi |
|
|
TURNA Portal kullanıcı rehberi |
Değerlendirme Kriterleri
|
Değerlendirme kriterleri her proje çağrısı dönemine özel olarak Türkiye Ulusal Ajansı tarafından yayımlanan Uygulama El Kitabı doğrultusunda belirlenir. Buna ek olarak, KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesindeki maddeler dikkate alınır. Her başvuru dönemine ait çıkılan ilanda belirtilen değerlendirme kriterleri mutlak suretle dikkate alınmalıdır. |
|
Bütçenin kısıtlı olduğu durumlarda adaylar birim/bölüm bazlı değil; fakülte, yüksekokul, enstitü ve diğer birimler çatısı altında değerlendirilir. Ek puan ve puan kesintisi uygulamaları ile faydalanma sayıları doğrultusunda oluşan sıralamaya göre bütçenin yeterli olduğu sayıda aday farklı fakülte/yüksekokul/enstitü/diğer kategorilerinden asil olarak belirlenir. |
|
Dil Puanı: Adayların ÖSYM tarafından düzenlenen veya YÖK tarafından denkliği kabul edilen dil sınavlarının herhangi birinden 100 üzerinden en az 50 puan almış olmaları ve bunu belgelendirmeleri gerekir. Dil puanı ek puanın uygulanacağı baz puan olarak değerlendirmeye alınır. Dil sınavı sonuç belgelerinde tarih şartı aranmamaktadır. KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesine göre, eğitimlerinin lisans, yüksek lisans veya doktora kademelerinden herhangi birini yurt dışında tamamlamış adaylar, sunacakları bir dil sınavı sonuç belgesi yoksa yurt dışında tamamladıkları eğitime ait diploma/mezuniyet belgelerini başvuru esnasında sunmaları halinde dil puanları 75 olarak değerlendirmeye alınır; bu durumdaki adaylar daha yüksek puan aldıklarını gösteren bir dil sınavı sonuç belgesine sahiplerse, kendileri için daha avantajlı olacağından dil sınav sonuç belgesini sunmalıdırlar. |
|
Faydalanma sayıları: Başvuruların değerlendirilmesinde faydalanma sayıları dikkate alınır. Başvurularda programdan hiç faydalanmamış personel öncelikli olarak değerlendirmeye alınır. Faydalanmış personelde ise daha az sayıda faydalanmış olan önceliklidir. |
Ek Puan ve Puan Kesintisi Uygulamaları
*Bu listedeki kurallar Türkiye Ulusal Ajansı tarafından 2024 proje dönemi için yayınlanan Uygulama El Kitabı'ndaki kurallardır. Her proje yılına özgü yeni bir uygulama el kitabı yayınlandığı için bu kurallarda değişiklikler söz konusu olabilir. En güncel kurallar faaliyet başvuruları için web sayfamızda yayınlanan duyurularda yer alacaktır.
|
1 |
İlk kez katılım seçimde önceliklendirilir. (Programdan hiç faydalanmamış adaylar öncelikli olarak değerlendirmeye alınır) Programdan daha önce faydalanmış adaylar faydalanma sayıları dikkate alınarak listede yer alır. |
|
2 |
Eğitim Alma Faaliyetinde idari personel önceliklendirilir. (+10 puan) |
|
3 |
Eğitim Alma Faaliyetinde dijital becerilerin geliştirilmesine yönelik faaliyetler önceliklendirilir. (+5 puan) Aşağıdaki faaliyetlerden biri ya da birkaçını içeren Personel Eğitim Alma Faaliyetleri bu kapsamda sayılır: Avrupa Öğrenci Kartı Girişimi (ESCI) araçları, dijital eğitim araçları/yazılımları, programlama ve yükseköğretim kurumlarının yönetimine ilişkin bilişim yazılım ve sistemleri ile ilgili işbaşı eğitimine katılım. Bu faaliyetlerden biri başvuru esnasında sunulması planlanan kabul mektubunda yazılı olmalıdır. Bu ek puan, kabul mektubunda faaliyete ilişkin bilgi yer almayan kabul mektupları için uygulanmaz. |
|
4 |
Engelli personel önceliklendirilir. (+10 puan) |
|
5 |
Gazi personel ile şehit ve gazi eş ve çocuğu personel önceliklendirilir. (+15 puan) |
|
6 |
Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından hazırlanan 2021-2025 Ulusal Yapay Zeka Stratejisi kapsamında Yapay Zeka ile ilgili faaliyetler önceliklendirilir. (+5 puan)* Yapay zekaya yönelik faaliyetin içeriği başvuru esnasında sunulması planlanan kabul mektubunda yazılı olmalıdır. Bu ek puan, kabul mektubunda faaliyete ilişkin bilgi yer almayan kabul mektupları için uygulanmaz. |
|
7 |
Kendileri veya 1. Derece yakınları AFAD'dan afetzede yardımı alanlar önceliklendirilir. (+10 puan) |
|
8 |
Vatandaşı olunan ülkeye hareketliliklere düşük öncelik verilir. (-10 puan) |
|
9 |
Önceki dönemlerde hak kazanılmasına rağmen mücbir bir sebep olmaksızın faaliyetin gerçekleştirilmemesi (-10 puan) |
|
10 |
Program kuralları uyarınca, başvuru esnasında kabul mektubu sunulması (+10 puan) |
|
Uyarı: Ek puan uygulamalarından faydalanabilmek için personelin kanıtlayıcı belgeleri başvuru aşamasında sisteme yükleyerek Koordinatörlüğümüze sunması zorunludur; kanıtlayıcı belgesini sunmayan personelin, ek puan uygulamasından faydalanması mümkün olmayacaktır. Ek puan uygulamaları doğrudan hak kazanma şeklinde değil, nihai değerlendirme skoruna ek puan uygulanması şeklinde gerçekleşir. *Ulusal Yapay Zeka stratejisine yönelik değerlendirme için referans alınacak el kitabı: https://cbddo.gov.tr/SharedFolderServer/Genel/File/TR-UlusalYZStratejisi2021-2025.pdf |
|
Kabul Mektubu Hakkında
Kabul mektubu başvuru esnasında sunulabileceği gibi, başvuru sonrasında asil ve yedek adaylara tanınan süre içerisinde de Koordinatörlüğümüze sunulabilir. Fakat yalnızca başvuru esnasında kabul mektubu sunan adaylara ek puan verilir. Değerlendirmede ek puan almak isteyen adaylar, başvuru esnasında kabul mektuplarını sunmalıdırlar.
Başvuru esnasında kabul mektubu sunmayan asil ve yedek adayların kabul mektubu almaları için, ön değerlendirme sonuçlarının ilan edilmesini takiben belirli bir süre tanınır. Bu süre hem asil hem de yedek adaylar için eş zamanlı tanınır. Süre sonunda kabul mektubu sunmayan asil ve yedek adaylar değerlendirme dışı kalır.
Kabul Mektubu Formatı
1- Kurumun antetli kağıdına düzenlenmiş olmalı (headed paper)
2- Karşı kurumdaki yetkili tarafından imzalı ve kaşeli/mühürlü olmalı (Karşı kurumdaki öğretim üyesi, Erasmus+ ofisindeki bir yetkili veya ilgili bölümün bölüm başkanı imzalayabilir)
3- Adayın adı soyadı, Erasmus+ Staff Mobility kapsamında kabul edildiği ve faaliyet tarihleri açıkça belirtilmeli
Yedek Adayların Durumu
Yedek adaylarımızın da asil adaylarla eş zamanlı olarak kendilerine tanınan süre içerisinde kabul mektubu almaları beklenmektedir. Kabul mektubu alarak ofisimizdeki ilgili öğretim görevlisine email üzerinden ileten yedek adayların, durumlarının netleşmesi için kabul mektubu teslimi için belirlenen son tarihi beklemeleri gerekmektedir. Son teslim tarihi itibariyle nihai değerlendirme yapılarak, asil adaylardan kabul mektubu sunmayanlar olması durumunda kabul mektubu sunmuş yedek adaylar değerlendirmeye alınabilecektir.
Yedek adayların durumuyla ilgili aşağıdaki ihtimaller söz konusudur:
a) Asil listedeki tüm adaylar kabul mektubu sunmuşsa, kabul mektubu alan yedeklerin değerlendirilmesi mümkün olmayacaktır.
b) Boş kalan kontenjana denk sayıda yedek aday kabul mektubu sunmuşsa kriter gözetmeksizin bu adaylar asil listeye alınacaktır. Örneğin; iki asil adayın kabul mektubu teslim etmediğini ve 2 yedek adayın kabul mektubu sunduğunu varsayarsak, kabul mektubu sunan bu 2 yedek aday, fakülteleri/birimleri gözetilmeksizin asil listeye alınacaktır.
c) Boş kalan kontenjan sayısından fazla sayıda yedek adaydan kabul mektubu sunulmuşsa asil listede seçilmiş adayı bulunmayan fakülte/enstitü/yüksekokul/birim adayları faydalanma sayıları ve değerlendirme puanına göre sıralanacak ve boş kalan kontenjan sayısı oranında yedek aday asil listeye alınacaktır. Örneğin; 3 kontenjanın boş kaldığını, buna karşılık 5 yedek adayın kabul mektubu sunduğunu varsayarsak, yedek adaylar faydalanma sayıları en azdan en yükseğe ve değerlendirme puanı en yüksekten en düşüğe doğru olacak şekile sıralanacaktır. Sıralamaya göre en üst sırada yer alan adaydan başlamak üzere fakülte ve birimler gözden geçirilecek ve asil listede adayı bulunan fakülte/birim değerlendirmeye alınmayacak şekilde kabul mektubu sunan yedek adaylar bu 3 kontenjan dahilinde asil listeye alınacaktır.
KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi ve Gerekli Belgeler
Koordinatörlüğümüz 2019 yılından beri Erasmus+ E-Belge Sistemi'ni kullanmaktadır. Tüm belge hazırlama ve teslim etme işlemleri bu sistem üzerinden yürütülmektedir. Asil adaylara ve kabul sunarak yedek listeden asil listeye çıkan adaylara erişim bilgileri e-posta yoluyla iletilir.
KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi: https://ktu.edu.tr/ofinaf/elektronikbelgeyonetimsistemiuyarilar
Pasaport ve Vize Hakkında
Hususi pasaport (yeşil pasaport) sahibi adaylar, İrlanda haricindeki program ülkelerine vizesiz seyahat edebildikleri için vize başvurusunda bulunmalarına gerek yoktur.
Henüz hususi pasaporta (yeşil pasaporta) hak kazanmamış personel ise rektörlük görevlendirmesine istinaden hizmet pasaportu (gri pasaport) alarak İrlanda haricindeki program ülkelerine vizesiz seyahat edebilecektir. Pasaport hizmetleri ve başvuruları hakkında bilgi almak için Personel Daire Başkanlığı ile irtibata geçilmelidir.
Ülkelerin Türk vatandaşlarına uyguladıkları vize prosedürleri hakkında detaylı bilgi için: https://www.mfa.gov.tr/turk-vatandaslarinin-tabi-oldugu-vize-uygulamalari.tr.mfa
Faaliyetin Gerçekleştirilmesi
Faaliyetin gerçekleştirilebilmesi için belge hazırlama aşamasındaki asil adayların, faaliyet başlangıç tarihine en geç 1 ay kala BYS sistemi üzerinden kurum dışı görevlendirme kapsamında rektörlük görevlendirmesine başvurmaları zorunludur. Rektörlük görevlendirmesi onaylanmayan personel programdan faydalanamaz, hibe desteği alamaz.
Faaliyetin ilanda belirtilen son tarihe kadar gerçekleştirilmiş olması zorunludur; aksi takdirde, faaliyet gerçekleştirme hakkı sonraki başvuru ve proje dönemlerine aktarılmaz.
Dönüş İşlemleri
Dönüş aşamasında şu belgelerin tamamlanması gerekmektedir: katılım belgesi, pasaport giriş-çıkış mühürlerini içeren sayfalar, biniş kartları, katılımcı anketi (EU survey)
Faaliyetini tamamlayan personel, misafir olduğu kurumdan ayrılmadan önce katılım belgesini imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak temin etmelidir. Katılım belgesi için EKLER bölümündeki taslak formatı kullanabilirsiniz. Karşı kurumun kendi formatına düzenlediği katılım belgeleri de kabul edilmektedir. Katılım belgesinin taranmış kopyası Erasmus+ E-Belge sistemindeki ilgili alana yüklenmelidir (orijinal kopyanın elden teslim edilmesi talep edilmemektedir).
Katılım belgesinin dışında, ilgili seyahate ilişkin giriş-çıkış mühürlerinin yer aldığı pasaport sayfaları tek bir PDF olarak taranmalı ve sistemde ilgili alana yüklenmelidir.
Biniş kartları da tek bir PDF olarak hazırlanması ve sistemde ilgili alana yüklenmelidir. Online check-in yapılmışsa dijital biniş kartlarının ekran görüntüleri alınarak bir Word belgesine yapıştırılabilir; Word belgesi PDF dosyasına dönüştürülerek sistemde ilgili alana yüklenmelidir.
Bu işlemlerin tamamlanmasını takiben, personelin faaliyeti Avrupa Komisyonu'nun Beneficiary Module adlı sistemine raporlanır. Raporlanma tamamlandıktan sonra sistem 24 saat içerisinde iki adet otomatik email gönderir (bu emaillerden biri kişisel verilerin işlenmesiyle ilgilidir. Diğeri ise her yararlanıcının tamamlaması gereken zorunlu anket (EU Survey) için bir davet linki içermektedir). Bu emailler spam/istenmeyen/gereksiz gibi klasörlere düşebildiği için bu klasörlerin de mutlaka kontrol edilmesi gerekir. Email ulaştığında personel linki kullanarak online ankete (EU Survey) ulaşmalı ve tamamlamalıdır. 'Submit' butonuna tıklayarak anketi tamamladıktan sonra, sistem anketin PDF kopyasını indirme seçeneği sunmaktadır. PDF kopyası temin edilmeli ve Koordinatörlüğümüzdeki personel hareketliliği sorumlusuna email ekinde gönderilmelidir.
Anketin PDF kopyasının Koordinatörlüğümüze iletilmesiyle dönüş işlemleri tamamlanmış olur. Hibenin %20 oranındaki kalan tutarın ilgili personele ödenmesi için işlemler başlatılır ve email üzerinden bilgi verilir.
EKLER
Belge formatları için ilgili belgeye tıklayınız.
1: Kabul Mektubu Formatı (Ders Verme)
2: Kabul Mektubu Formatı (Eğitim Alma)
3: Kabul almak için başvuru yaparken kullanılabilecek örnek yazışma
