- İhale İşlemleri;
- Talep ve teknik şartname doğrultusunda yaklaşık maliyetin hazırlanması,
- Onay belgesinin düzenlenmesi,
- Elektronik Kamu Alımları Platformuna (EKAP) girişi yapılarak İhale Kayıt Numarası alınması
- EKAP sistemine teknik şartnamenin yüklenmesi, İdari Şartname, Sözleşme tasarısı hazırlanarak ihale dokümanı oluşturularak ihale onayı verilmesi,
- İlan bedeli için Kamu İhale Kurumu ve Basın İlan Kurumu sayfalarında gerekli işlemlerin yapılması,
- Biri başkan, en az ikisi ihale konusu işin uzmanı ve biri mali üye olmak üzere en az 5 ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu ve yedek üyelerini görevlendirilmesi için ihale yetkilisinin onayına sunmak,
- Yapılacak olan ihaleler için ihale dokümanına ilişkin gelen şikâyet yazılarının değerlendirilerek, taleplerin çözülmesine yönelik teknik, idari ve sözleşme şartnamelerin revize edilmesinin sağlanması,
- İhale günü tekliflerin alınması, gerekli belgelerin teyidinin yapılması, ihale kararının ve tutanaklarının yazılması, komisyon başkan ve üyelere imzalatılması, ihale yetkilisince onaylandıktan sonra tebligatların zamanında yapılması ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına ön mali kontrole gönderilmesi,
- Sözleşmeye davet, sözleşme için gerekli evrakların kontrolü sözleşmenin imzalanması, Ekap üzerinden sonuç formunu göndermesi ve sözleşmenin üst yazı ile birlikte SGK bildirimi,
- Doğrudan Temin İşlemleri;
- Üniversitemiz birimlerinden gelen talepleri değerlendirmek, talep edilen mal ve hizmetle ilgili teknik şartnamenin olup olmadığını kontrol etmek.
- Talep ile ilgili yaklaşık maliyet hazırlanıp, alım türünün seçilmesi İhale, doğrudan temin ve Devlet Malzeme Ofisi daha sonra MYSV2 sisteminde harcama talimatı oluşturmak, gerçekleştirme görevlisine göndererek imza sürecini başlatmak.
- Teklif hazırlamak.
- Teklif, teknik şartname vb. oluşturulan dokümanını KTÜ Online satın alma modülüne kaydetmek.
- KTÜ Online satın alma modülüne girilen doküman, modül ile aynı tarih ve saatte sonlanacak şekilde EKAP portalına da girilerek duyurusunu yapmak.
- Teklif mektuplarını değerlendirmek ve piyasa fiyat araştırma tutanağı oluşturmak ve modül üzerinden firmalara göndermek.
- Piyasa fiyat araştırma tutanağı sonucunda firmalarla ilgili 22/d alımları için yasaklı sorgulaması yapmak ve %10 izni belgesini almak.
- Firma/kişi ile iletişime geçilerek mal/malzeme ve hizmetin ilgili birimlere teslimi veya hizmetin yerine getirilmesi için yönlendirme.
- Tahsilat Genel Tebliği Seri: A Sıra No: 1’in Birinci Kısım, İkinci Bölümünün “V. Amme Alacağı Ödenmeden Yapılmayacak İşlemler ile İşlem Yapanların Sorumlulukları” başlıklı bölümünün (4) numaralı alt bölümünde yer verilen düzenlemeye göre, 5.000.00TL üzerindeki mal ve hizmet alımları için vergi borcu yazısı istemek.
- Faturadan sonra EKAP’ ta işlemi sonlandırmak.
- Mal alımları için Muayene ve Kabul Teslim Tutanağı, Hizmet alımları için hakediş veya tutanak düzenleyerek ilgili birimlere imza için yönlendirmek.
- Birimlerin ayniyat sorumluları tarafından gönderilen TİF(Taşınır İşlem Fişi), imzalanmış Muayene ve Kabul Teslim Tutanağı ve KBS Taşınır Sistemi üzerinden MYSV2 sitemine elektronik ortamda gönderilen VİF(Varlık İşlem Fişi) kontrolünü yapmak.
- MYSV2 sistemi üzerinden ödeme emri belgesini düzenlemek.
- Elektrik, doğalgaz, su ve telefon faturalarını takip edip ödemeyle sonlandırmak.
- Proje (AR-GE) çalışmaları kapsamında merkezi laboratuvarlarda kullanılmak üzere rektörlüğe ayrılan paydan satın alınan mal ve malzeme işlemlerinin yürütülmesi.
- İdari Mali İşler Daire Başkanlığı altında tertiplenen program/ alt program bütçe sürecinin hazırlanmasına yönelik işlemleri takip ve kontrol etmek.
- İdari Mali İşler Daire Başkanlığı Mali İşlemler Destek Birimi Şube Müdürlüğü tarafından sözleşme altına alınan mal ve hizmet alımlarına ilişkin envanteri tutup, ilgili/sorumlu birimleri koordine etmek.
|
